金田貴子です。
東京にお住まいの方
ご自宅や勤務地周辺の雪は大分溶けましたか？
私も今朝はそろそろ自転車に乗れるかも？
と自宅マンションの駐輪場に行ってみたら、、、（￣▽￣）=３
雪の重さで駐輪場の屋根が壊れてるし、雪もまだまだこんもりでした。
道で滑らないか、今朝はドキドキしながらの徒歩通勤でした
気を抜いた瞬間が危ない（特に私は！）ので、緊張感もって出歩きます(^_^;)
さて、本日も引き続き、個人事業主の方が見落としがちなマネジメントについて
お話ししたいと思います。
本日は、
顧客名簿やカルテの管理、保管方法についてです。
お客様名簿、カルテ等はどのようにお取扱いしていますか？
おそらく、ノートに記載していたり
カルテをあいうえお順にファイリングしていたり
PCで管理している方も多いと思います。
大きく分けて
紙ベースと、データベース管理に分けられると思います。
企業であれば、担当部署が個人情報保護法に則り管理保管していたり
システムを組んで管理運用していると思いますが、
個人事業の方はどこまで徹底して管理、保管してるでしょうか。
昨日の記事にも書きましたが、
お客様情報の管理は事業規模の大小に関わらず
1件から徹底した管理を行うべきです。
八百屋でも、サロンでも同じです。
まず、紙ベースのものは
万が一に備えてバックアップ（コピーやスキャンなど）をしておくことをお勧めします。
そして、大事なのは保管先です。
基本、施錠可能で安易に人目に触れない場所に保管しておきましょう。
世間でも、企業の顧客情報が漏洩し大騒ぎになっている事件を耳にします。
「うちは小さな店だから」
「自宅サロンだしそんなこと起きないだろう」
「誰も盗ったりしないよね」
何度も言うようですが、経営者の甘い認識は脱ぎ去りましょう。
事業規模の大小は関係なく、経営者である以上、
万が一を考えて常に備えましょう。
これは事が起きてからのことではなく、
全て未然防止のために行うことです。
事が起きてからでは、時すでに遅し！ですからね。
また、もし、ご自身がお客様の立場だとしたら
自分のカルテや個人情報をどのように扱われたいですか？
受付の棚に、ファイルして無防備に置かれているのと
施錠可能な棚に、きちんと整理され鍵をかけて保管されている。
どちらが安心しますか？
どのように扱われていると嬉しいですか？
お客様の目線でマネジメントすること
を忘れないでおきましょう。
そして、最後にデータベースのものについてです。
こちらは個人事業であれば独自のシステムを構築して管理していくのは
なかなか難しいかもしれません。
ただ、現在は便利かつ優れた顧客管理ソフトなども手軽に購入できますので
大いに活用すべきだと思います。
そしてポイントは、こちらも紙ベースと同様で
どのPCで管理しているか？という点です。
普段使いのPCに、顧客名簿を保管していたり、
顧客管理ソフトを入れていたりしていませんか？
望ましいのはインターネットに接続しないPCで
顧客情報は管理するのがいいでしょう。
家族で使い回しているPCも顧客管理には不適切です。
データ管理する場合は、データ管理用にPCを１台準備するのがいいですね。
ネットに繋いで使用する訳ではないので、高スペックのものでなくていいと思います。
PCはただではありませんから、追加の設備投資となりますが
数万円かけてでも準備する価値は大いにあると思います。
お客様の情報を頂けているということは
お客様から「あなたを信用しています」と言って頂いていることと同じです。
昨日、今日と固いお話になってしまいましたが
とてもとても重要な点ですので、どうしてもお伝えしたかったのです。
お客様に安心と信頼をいただける経営者を目指して頑張りましょう♪
皆様の事業発展を心から願っております
最後までお読みくださり、ありがとうございました。