外資系企業ではビジネススピードが速く、上司のスケジュールも分刻みで変わったりすることもしばしば。
大量のメールでのやりとりを追って情報の漏れがないよう最新の情報を常にアップデートしていきます。物事が目まぐるしくどんどんとスピーディーに進んでいく中、上司とのコミュニケーションはほとんどがリモートで行われます。
今までの外資系企業で働いた経験上、エグゼクティブアシスタントは多忙な上司の状況に合わせてデジタルツールをこんな風に利用しています。 会社のメール機能により変わりますがOutlookやGoogleメールを基本ツールとしてやりとりします。その他のツールとしては上司によってはSkypeでメッセージのやりとりや話したほうが早いというときは通話機能でささっと用件を伝える人もいれば、LINEでのメッセージを好む人、WhatsAppでしかやりとりしない人、Facebookのメッセンジャーでリクエストが飛んでくる人など、上司によって様々なので考えられうる全てのアプリをスマホにダウンロードしておくことが必須です笑。
どの上司も緊急のときだけは携帯にかけてくるので携帯が鳴るたびに「ひえ〜！何があったんだろう！」と身構えてしまいますが。。。
私のモットーとしては上司からの連絡には必ず数秒から数分で返信します。その場で上司の求めているものを提供できない場合は確認するのでいつまでに返信するという旨をまず伝えます。そうすることで上司のリクエストに私が対応していることを伝えることができ、相手も私がメールを読んだのか読んでいないのかとやきもきさせなくて済みます。第一報をスピーディーに。小さな手間ですが、そうすることで「きちんと対応してくれているな」と、相手に安心感と信頼感を与えることができます。
As a professional executive assistant with a very busy boss, you will need to be confident in your electronic communications ability. This means becoming comfortable with regularly sending emails, instant messaging, and using social media. Additionally, every boss has their preference for mediums of communications or even the apps they prefer to use for instant messaging. You should familiarize yourself with these applications (e.g., Skype, LINE, WhatsApp, Facebook Messenger, etc.)
There may be some other must-have applications and services that may make your job much easier and may well be worth taking the time to familiarize yourself with as well. Whatever the communications tool or medium your boss prefers to use, follow up with their messages and communications as soon as you can. When I receive a message from my boss, I make it a habit to respond as quickly as possible, even if only to acknowledge receipt of the message.
Also, when I know that a particular request will take some time to complete, I always try to let my boss know when they can expect it to be completed. In this way, my boss knows that I am following up on their request or question, and they also don't need to worry about whether or not I've seen their message.
大量のメールでのやりとりを追って情報の漏れがないよう最新の情報を常にアップデートしていきます。物事が目まぐるしくどんどんとスピーディーに進んでいく中、上司とのコミュニケーションはほとんどがリモートで行われます。
今までの外資系企業で働いた経験上、エグゼクティブアシスタントは多忙な上司の状況に合わせてデジタルツールをこんな風に利用しています。 会社のメール機能により変わりますがOutlookやGoogleメールを基本ツールとしてやりとりします。その他のツールとしては上司によってはSkypeでメッセージのやりとりや話したほうが早いというときは通話機能でささっと用件を伝える人もいれば、LINEでのメッセージを好む人、WhatsAppでしかやりとりしない人、Facebookのメッセンジャーでリクエストが飛んでくる人など、上司によって様々なので考えられうる全てのアプリをスマホにダウンロードしておくことが必須です笑。
どの上司も緊急のときだけは携帯にかけてくるので携帯が鳴るたびに「ひえ〜！何があったんだろう！」と身構えてしまいますが。。。
私のモットーとしては上司からの連絡には必ず数秒から数分で返信します。その場で上司の求めているものを提供できない場合は確認するのでいつまでに返信するという旨をまず伝えます。そうすることで上司のリクエストに私が対応していることを伝えることができ、相手も私がメールを読んだのか読んでいないのかとやきもきさせなくて済みます。第一報をスピーディーに。小さな手間ですが、そうすることで「きちんと対応してくれているな」と、相手に安心感と信頼感を与えることができます。
As a professional executive assistant with a very busy boss, you will need to be confident in your electronic communications ability. This means becoming comfortable with regularly sending emails, instant messaging, and using social media. Additionally, every boss has their preference for mediums of communications or even the apps they prefer to use for instant messaging. You should familiarize yourself with these applications (e.g., Skype, LINE, WhatsApp, Facebook Messenger, etc.)
There may be some other must-have applications and services that may make your job much easier and may well be worth taking the time to familiarize yourself with as well. Whatever the communications tool or medium your boss prefers to use, follow up with their messages and communications as soon as you can. When I receive a message from my boss, I make it a habit to respond as quickly as possible, even if only to acknowledge receipt of the message.
Also, when I know that a particular request will take some time to complete, I always try to let my boss know when they can expect it to be completed. In this way, my boss knows that I am following up on their request or question, and they also don't need to worry about whether or not I've seen their message.