会社の上層部役員たちの右腕となるサポートが求められるため、幅広いビジネス知識やスキルを兼ね備えておく必要があります。その点がエグゼクティブアシスタントと一般の秘書やグループアシスタントの違いとも言えるでしょう。
特に外国人上司のサポートにつく場合はビジネスを問題なく遂行できる英語力は必須です。通常の秘書業務に加えて、ビザ関係や税金関係、住居やお子様の学校についてなど人事のサポートとして通訳する場面も頻繁にでてきます。また会社の環境によっては初めからバイリンガルエグゼクティブアシスタントを採用し、社内会議で同時通訳をこなすことを求める場合もあります。
私はまさにこのケースで初めのうちは「ティアワン？経常？なにそれ？」と日本語を聞いても意味が理解できない時が多々あり大変苦労しながら学ばせていただきました。会社の重要機密情報に触れる機会が多いのもこのポジションの特徴です。一般の社員が知りえない情報を知ることになるので、情報の扱いには厳重な注意が必要です。会社によっては秘密保持契約（NDA）に署名を義務付けているところもあります。
与えられた業務のみしかこなさないというスタンスではこのポジションは務まりません。スピーディーで正確な秘書業務はもちろんのこと、サポートするのは日本人上司だけではないことから、国際感覚・語学力・コミュニケーション能力・柔軟性を備え、上司が気持ち良く仕事に集中できるような環境を提供すること。そうした日々の積み重ねで上司の信頼を得ることができるとビジネスパートナーとして上司の要求によりスムーズに応えることができるようになり、上司が最高の結果をデリバリーできる手助けになり、それが会社全体への貢献につながっていきます。
決して目立つ存在ではないですが、このように組織をポジティブサイクルに導く大切な役割を果たすことができるのも大きな魅力です。
What is an Executive Assistant?
The primary responsibilities for Executive Assistants (EAs) are to: 1) provide the best possible support to C-level executives; 2) make the best use of their time to bring about the best outcomes; and 3) manage office administrative duties. Above all, EAs need to make sure that everything is handled efficiently and productively. The difference between Personal Assistants (PAs) and EAs is that while PAs support managers and department heads, EAs operate at the board level, providing support to C-level executives such as CEOs, COOs, CFOs, and other Managing Directors. The nature of their work means that an EA must operate as C-level executives’ right-hand man. Consequently, EAs take on additional responsibilities such as foreign language support. When EAs support an English-speaking boss, they are naturally required to communicate with bosses in English. To fulfill their role, EAs must possess high communication skills and the flexibility to provide the best possible support to the boss. In doing so, EAs allow their bosses to be more productive, which makes EAs a valuable asset to the company.
The primary responsibilities for Executive Assistants (EAs) are to: 1) provide the best possible support to C-level executives; 2) make the best use of their time to bring about the best outcomes; and 3) manage office administrative duties. Above all, EAs need to make sure that everything is handled efficiently and productively. The difference between Personal Assistants (PAs) and EAs is that while PAs support managers and department heads, EAs operate at the board level, providing support to C-level executives such as CEOs, COOs, CFOs, and other Managing Directors. The nature of their work means that an EA must operate as C-level executives’ right-hand man. Consequently, EAs take on additional responsibilities such as foreign language support. When EAs support an English-speaking boss, they are naturally required to communicate with bosses in English. To fulfill their role, EAs must possess high communication skills and the flexibility to provide the best possible support to the boss. In doing so, EAs allow their bosses to be more productive, which makes EAs a valuable asset to the company.