こんにちは。
ずーっと手帳に書くことやスケジュールを記録することができなくて悩んでいた俺が、とうとうスケジュールに記録を残すことが習慣になってきたので書き記しておく。
この方法を実践することで作業の効率が2倍（実感値）になったので、「マジで手帳やスケジュール管理苦手なんだよね。
」と思っている人がいたら是非マネしてみてほしい。ただし
タスクに必要な工程やリンクを貼り付けておく
それでは早速結論から。何をするかといえば、「そのタスクに必要な工程やリンクを貼り付けておく」のだ。
仕事が遅くなってしまう原因が、そのタスクに必要な情報へのアクセスに時間がかかることやその仕事が完了するまでのプロセスを忘れてしまい、それを思い出すことに時間がかかってしまうこと。
俺は今、拡大期のスタートアップ企業の会社員として働いている。何が困るって、マニュアルの更新スピードがハンパないこと、どうしたって仕事に必要な情報が分散しているということだ。
それによって、その仕事を始めるときに、「あれ、このマニュアルってどこにあったっけ？」から始まり、検索をかけ、そこからそのマニュアルに沿って作業を始める。
ぶっちゃけこんなんばかりだと仕事も遅くなるし、作業開始のモチベーションも下がってしまう。
行動したければ、工数を少なくしろ
人は何かを始めるとき、工数が多いほどそれをやるモチベーションが下がると言われている。習慣化の本やYouTubeではこれがよく取り上げられている。
習慣を促すならそれに向かうまでの工数をさげ、逆に辞めたい悪習慣の場合は、その悪習慣を始めるまでの工数を多くしてあげれば良い。
例えばスマホに時間を取られることを辞めたいなら、スマホを別の部屋に置く、帰る前に自分のスマホをポストに入れておき、部屋には持ち込まない。そうすることで、普段は
- 手元にあるスマホを見る
ノータイムでできていたことが、
- 部屋を出る
- 寒い中ポストへ行く
- スマホを回収
- 部屋に戻ってスマホを見る
となるので、スマホをついつい見てしまうという悪習慣を断ち切ることができる。
着手までの工数をあらかじめ少なくしておく
会社によってどこにデータがあるかはさまざまだとは思うが、今はgoogleクラウドやノーションに会社のマニュアルやナレッジが集約されていることが多い。
したがってgoogleカレンダーにそのスケジュールのタイトルだけでなく、マニュアルやツールがあるリンクや簡単な工程をメモすることでスケジュールをみた瞬間にそのタスクを行うまでの動線を作ることができ、ノータイムで作業を開始することができるというわけだ。
この方法のデメリットとその対処法
デメリットとしては、最初はその下準備が大変なこと。しかし、会社員であれば大抵の仕事はルーティンだし、大幅に工程が変わることもないはず。
なので、一度行った仕事は簡単に工程をまとめ、それをリンクとともにメモアプリにストックしておく。そうすることで次回同じような仕事のスケジュールを登録する際にそのメモ帳をコピペすれば良いだけになる。
かれこれ、この方法を2ヶ月は継続できている。仕事のスピードも上り、余裕が生まれ、新たなチャレンジもできるようになってきた。
スケジューラーを使いこなしたいと思っている方はぜひ試してほしい。