エクセルではなくデータベースを使用して情報を蓄積する一つのメリットとして、規則性のあるデータを複数人で蓄積できることができるというのがあります。
情報を入力する際に条件設定ができるので、バラバラなメモのような情報ではなく、分析に必要な定義を予め用意して情報の蓄積ができるわけです。
データベースに記録していく項目をどのように決定していくかというと、データとして蓄積したい出来事を要素分解して、誰もが理解できる情報として蓄積するというロジカルな思考が必要です。
例えば打ち合せの記録をエクセルやワードではなく、データベースに記録するためにデータベース項目を考えるとします。
2月1日(月) 13時からオンラインミーティングを行なった。
業務の効率化をテーマに3つの課題について話し合った。
一つは共有フォルダの運用管理について。
二つ目は、データベースで業務上重要な情報を管理し共有することについて。
三つ目は、チャットを活用したワンタイムの情報共有について。
ミーティングの参加者は、総務部長 田中、営業部 鈴木、営業部 佐藤、株式会社デジコム 前原氏。
共有フォルダに関しては、総務部長 田中が、顧客管理フォルダにファイルを集約し階層構造で分類する作業に着手することになった。
データベースについては、クラウドデータベースの導入を行ない、社員全員のID・PWを会社で統合的に管理するとともに、全員が共有で使用するクラウドシステムのID・PWもデータベースを参照することで誰もが迷わずに利用できる環境を営業部の鈴木がつくることになった。
チャットはLINEWORKSを30日の試用期間を活用して、社内の情報共有にメールを使わないことで情報共有のスピード化ができるか、営業部の佐藤を中心に試験運用することになった。
このような日報をエクセルに上記のようなメモで記録すると後で、検索したり活動を抽出して分析するのがとても難しくなります。
このような日報のデータベース項目を設定するなら以下の通りです。
1．活動内容（フリーテキスト）
2．場所（プルダウン形式）
社内会議室、オンラインミーティング、お客様宅、電話、メール、チャット、SMS、その他
3．日時（日付形式）（時間形式）
4．参加者（社員）（社員マスター参照）
5．参加者（社外）（フリーテキスト）
6．テーマ（チェックボックス形式）
集客、MA、営業、設計、施工、商品開発、外注管理、総務、会計、経営計画
7．課題（チェックボックス形式）
ファイル共有、データ蓄積、情報共有、情報抽出・分析、商品仕様、施工方法、現場経費、業務フロー、作業手順、など
8．ミーティング詳細内容（フリーテキスト）
上記のようなデータベース項目をつくって会社としての打ち合せ記録を蓄積していくと、年間を通して、どのようなテーマの打ち合せが多かったのか、どのような課題についての議論が多いのか、または足りていないのか、誰が頻繁に打ち合せに時間を割いているのか。など、規定の項目から分析をすることができるようになります。
これが全部メモで残っているのと、規定の項目から条件抽出して分析できるのでは情報の価値として雲泥の差があります。
エクセルやワードでやっていた作業を極力減らし、データベースにして情報を資産として蓄積するという考え方を持つと、情報の質と量がともに増加し、意志決定スピードが速くなります。
スピーディーに意志決定して行動に起こせば、結果は早く得られます。
そのためには、長期的視点で継続的に蓄積したデータベースが不可欠なのです。
工務店はデータベースを使い越せるようになりましょう！