データベースを活用するとどのようなメリットが工務店にあるのか。
細かくご説明していこうと思います。
まずは、共通フォーマットで、事業にとって重要な情報を定点データで蓄積できることです。
例えば、リフォーム事業にとって水廻りリフォームの受注は大事。という事業戦略だった場合、「地域の一戸建て住宅の給湯器型番と設置年月日」を事業の重要データとして蓄積するということを実践したいとします。
まずは顧客リストをデータベースとして蓄積していく必要がありますが、その顧客に給湯器情報を紐付ける必要があります。そうすると顧客データテーブルと給湯器データテーブルを関連付ける必要が出てきます。これをリレーショナルデータベースといいます。
「お客様の家に行ったら、給湯器の情報を記録してください。」
そのように指示を出しても、給湯器の何を記録すればよいのか定義がなければ集まってくるデータはバラバラになります。写真しか撮ってこない人もいれば、写真はないけどメーカー名と型番を記録する人もいるでしょう。大きさや設置日まで書いてくる人もいるかも知れませんし、異音などの異変に気づき買換え時を5段階評価をつけて記録する人もいるかも知れません。
要するに、人によってバラバラなメモみたいなデータがあっても、有効な営業活動に使えるデータでなければ、その稼働は無駄になってしまいます。
わかりやすい例で言うと、上記のような例ですが、似たような非効率が工務店業務にゴロゴロあるのです。
例えば、日報なども非効率なものが多いです。
日報で経営者が期待しているのはどのような情報なのでしょうか。
日報と言うからには毎日書いているのです。しかも結構な時間をかけて。
それが、メモみたいな形式で大して読まれることもなく、お蔵入りしてしまっている会社は沢山見かけます。
例えば、日報をデータベース化して定型フォーマットで書いてもらうことにしたとします。
詳細は省きますね。ざっくりと日報の情報とは、
・顧客接点
・活動内容
・フィードバック
・改善内容
上記のようなことが蓄積されていくと良いと思いますが、これがメモにのように書いてあっても、振り返って分析ができません。
ですから、顧客接点として、
・新規or既存顧客
などの入力フォームを用意して選択するだけで情報が記録できるようにします。
活動内容も
・現調、営業、工事、引渡決済、定期点検
フィードバックも
・受注、クレーム、紹介、保留、失注
改善内容も
・提案内容、営業トーク、営業資料、見積内容、現場環境、作業内容、記録内容
上記のような選択形式があって、具体的に内容を記述できるフリーテキストがあるデータベースを持つと、365日後には宝物のようなデータベースになるのです。
1年間どのような活動が多かったのか。
お客様からはどのようなフィードバックが多かったのか
1年間で沢山の改善をやった
上記のようなことがデータで解るようになり、事業計画の意志決定の質が上がるわけです。
共通フォーマットで定点データの蓄積ができると、データを記録する側もデータを分析して意志決定をする側も楽に効果を出せるのです。
次回も具体的なデータベースの活用方法についてお伝えしていきます。