工務店は顧客管理ソフト以外にデータベースを活用していないケースが多いです。
顧客管理ソフトも住所録のような使い方になっていて、データベース本来の威力を発揮しないまま、高価なアプリが宝の持ち腐れになっているケースはよく見かけます。
工務店ビジネスといえども、今や業務上取り扱っているもののほとんどは情報です。
現場監督もスケールやインパクトドライバーを持っている時間よりも、マウスを持っている時間の方が長いのではないでしょうか。
適切な情報を現場に伝えて、働く人の意志決定スピードを上げるのが現場監督の役割であり、意志決定スピードの速い現場は、工事がスムーズに進み、利益も出やすいでしょう。
工務店の管理すべき情報として一番量の多い情報が顧客に関する情報です。
顧客の氏名、住所、電話番号、等からはじまり、家族の人数や年齢、勤め先などの属性情報、建物の構造や築年数などの建物情報、お客様との打ち合せ情報、お客様の建物の工事履歴、お客様の住設機器の管理、などなど、顧客のために管理すべき情報は多岐にわたります。
これらの情報を全てエクセルで管理したら、目的の顧客のエクセルファイルを探し当てるだけで大変です。
顧客が数件しかいないのならエクセルでも良いですが、数百件にもなると、エクセルでは管理しきれなくなります。
ですからデータベースを持って管理するわけです。
データベースで管理すべき情報は顧客情報だけではありません。
例えば、協力業者の管理などもデータベースで管理した方が、目的の業者に誰もがアクセスしやすくなります。
みなさんなら、協力業者管理といったらどのような情報を管理できていることだと定義しますか。
社長一人でやっている会社なら、スマホの連絡帳に会社名と担当社名と電話番号が書いてあれば、それで管理できている事になっているかも知れません。
チームワークという概念がない職場でも、各現場監督が連絡先を知っていれば特段問題が無いということも多いと思います。
これは、データベースの運用が不可欠になる要因として、チームワークというのが前提になるので、チームワークが不要な働き方の場合、データベースの必要性がないため、個人のスマホやパソコンのデスクトップに保存してあるエクセルファイルに書いてあればそれでいいという結論に達するためです。
ただし、一人でやりきれなくなって、チームワークで仕事をしたいと思ったときには、個人のスマホの連絡帳や担当者のPCのデスクトップにだけ保存されている業者リストでは役に立たなくなります。
データベースを共有するという考え方を取り入れないと、アシスタントが居ても、いちいち連絡先や業者名を聞かれたり、教えなければならないため、チームワークにならず、雑用以外は結局一人で全てやるようなことになっているという光景をよく見かけます。
一人で完結できる仕事とチームワークで仕事をしなければこれ以上の仕事はできないという分かれ道は、データベースの運用が必要か不要かで判断できるといってもよいでしょう。
「全体は、個々の総和よりも大きい。」 と言われるように、
一人ではできないことでもチームでなら何倍も効率良く仕事ができるのですが、チームワークになれていない工務店だと、一人でやっていた方が効率が良いという理由で改革が止まってしまうという壁が立ちはだかることがほとんどです。
なぜ、アシスタントが居てもベテランの仕事効率が上がらないのかというと、情報が共有できていないからです。エクセルやワードで共通フォーマットもなくメモみたいに書いてある情報で情報共有している以上、今以上に情報スピードを上げることは困難ですから、チームワークにならずに人が増えても相変わらず目先の仕事に追われるのです。
情報基盤がないのに忙しいからといって人を増やしていたら、業務は混乱するだけですし、人件費で利益も減少するという負のスパイラルです。
どうすればよいのかといえば、意志決定スピードが上がればいいわけですから、情報管理を徹底するのです。だからデータベースが必要なのです。
「エクセルでやるのと何が違うんですか！」 というご意見をよく伺うのですが、大違いなのです。
次回その違いについて詳しくお伝えしようと思います。