こんばんわ。
鈴木亜美です。
今日は効率の良い会議をするためにはどうしたら良いのかを
考えました。
話しはいきなり飛びますが、
私は小学校から高校まで地域の合唱団に所属していました。
高2のときには団長を務め
約80名の団員をまとめていました。
合唱団は高校生が運営・管理役、中学生は現場役という形で
一種の執行役員制度がとられており、
その役員内では毎月定期的に会議が行われていました。
私が、高校生としての役員任務が完了し
最後の会議に出席したときのこと…
自分で言うのもなんですが
私は色々な方からお褒めの言葉を頂きました。
「亜美ちゃんにまかせていれば何も心配がなかった」
「亜美ちゃんのようになりたい」
「亜美ちゃんのようにしっかりと自分の意見を表現できるようになりたい」と。
こんなお褒めの言葉を沢山頂いたにも関わらず、私は最後に言いました。
「私がこんな風にやってこれたのは
私のもともとの能力が長けていたわけではないし、任務を果たせるように机上で勉強したわけでもない。
私がやったことはただ一つ、決して準備を怠らなかったことだけだ。
もちろん会議を進めていく上での、進行の準備
また会議で必要な資料、会議で話す内容等全てをひとりでシュミレーションしながら
準備をした。何かを成功させるためには、まず完璧に準備することから始めたほうがいい」と。
話しは元に戻るが、先日のDaDa Stockの会議で5年前に私が言ったことは正しかったと思いました。
業務内容報告にしろ、プロジェクトの進捗管理にしろ
きちんと担当者が準備していればスムーズに事は終わるし
また会議の出席者全員と情報が共有できるようになります。
もちろん、時間をかけなければならない会議もあります。
しかし、会議で無駄な時間を省けるようもっともっと意識を高めなければ
ならないと感じた、今日この頃でした。