事業の立ち上げからバックオフィスの構築をやってきた学びが1年経てようやくまとまってきた。
バックオフィスの業務の本質はその「集約性」にこそある。
Admin業務について。今日も営業のメンバーが自分でInvoiceを発行するためにFinanceチームと独自に連絡していた。確かにこれで事業は運営できる。営業が責任を持って代金を巻き取ることができたら、それで良い。だが、これでは会社が急成長し、仕組みが重層的になってきた時に対応できなくなる。
- まずアカウント数の増大による対応コストが上がるため、営業が管理業務に時間をさく必要が出てくる。
- またそれに伴い代金の回収漏れや、もしくは請求の２重チェックが出来なくなってくる。
- さらにいうと、代金回収方法の多様化などのオプションに柔軟に対応する知識レベルをあげる必要が出てくる。この教育コストを集約化により抑えることができる。
人事制度設計を担う人事や、財務計算を行うFinance、会社の庶務を担当するGAなど、ここら辺は全て共通するだろう。
また大事なことは、集約化することで中長期的な視座を持って管理部門が組織改善を考えることができる。Financeは円滑な回収の流れをより大きな組織の中で思考する。また人事は人材戦略を、企業カルチャーや財務状況や有能人材の把握を通じて実施ようにすることが本来的な業務になる。
急成長中のスタートアップは、各部署が各々でこれらの機能を賄うことが多いという意味で、注意をしなければならない。会社全体の戦略のグランドイメージを描くということはすなわち、管理部門を経営にコミットさせることに他ならないし、また急成長に耐性のある組織を作ることになるわけだ。未分化の胚であった胎児に臓器が生まれてくるのと同じ仕組みだ。組織それぞれが専門性を持ち、脳がそれぞれの役割を認識できるようになる中心化が必要になる。
今10人の組織ですら、こんな中心化の必要性を感じてきたことを考えると、大企業ではいかに。と思う部分がある。
自分が大企業で勤めていた時には、人事は各営業拠点にはいなかったし、経理総務など全体を賄う人が50人の組織に1人、2人だけしかいなかった。これでは、各部署が部分的にリソースを割いてそれらの業務に当たらなければならないし、２次チェックや経営からの視点もなくなってしまう。
管理部門をどうやって分化させるかという設計で各部門の業務が大幅に圧縮される。スタートアップもこれを前提にある程度の成長に耐性のあるオペレーション設計を初めに済ませておくのが非常に肝要だと思われる。