先日のブログ に書いた
１．チェックシートの活用
２．業務のマニュアル化
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こちらについて、まずは自分を改造しようと
ＴｏＤｏリストを使い倒すことにしました
そこで、使いやすい「ＴｏＤｏ管理ツール」を
探してみました。
先日の本 で紹介されていたのは、
Ｏｕｔｌｏｏｋを使う方法なのですが、
一つのパソコンでしか管理出来ないので、
私には不向き。。。
前は、ノートパソコンを持ち歩いていたのですが、
飲みに行くときじゃまなので、
今は、家用と事務所用に分けて使っています。
そこで、複数のパソコンで管理できる方法にしようと
オンラインの「ＴｏＤｏ管理ツール」を試してみました。
「check*pad」
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ウェブ上でTo Doリストを作成、共有、公開できるツールです。
複数で進めている業務などは、
チェックリストを共有できるので、
スタッフ間の進行状況のチェックに良さそう。
今日やることリストを朝メールに送る機能もついているので、
前日に次の日に必ずやることを拾い出して
リスト化しておけば、サクサク仕事できますね。
リストアップのポイントは、期限管理。
期限を常に意識することで、
仕事も段取りや優先順位を間違えないようになります。
今日やることリストの他に
今週中にやることリストと
今月中にやることリストを作れば、
期限管理が一目でわかります。
うちの事務所では、月曜日の朝のミーティングで
今週期限の仕事をひとりひとり発表するのですが、
ここで管理してれば、
普段から期限を意識することができてＧＯＯＤ
受注した案件ごとに細かいリストも作れるので、
いろいろ使えそうです。
今までは、事務所全体の業務管理はエクセルで行って、
スケジュール帳に自分のTo Doリストを書いていたのですが、
終わらない仕事をまた次の日のページに書くのが面倒でした。
「check*pad」なら今日こなせなかった仕事は、
次の日の今日やることリストに残るので、ＯＫ。
終わった仕事にチェックを入れる時が快感
という訳で、お勧めです