今日は頭がクリアなので、２回目の更新です！
今日はのお題は、
「契約書の記入漏れが“ゼロ”になった必殺技！」です★
ボクが事務仕事のミスを改善した工夫です。
現在、ガス（LPガス）の販売の仕事をしています。
ガスの販売先は主にアパートになりまして、「ガスを使いたい！」というお客さんのところに出向いてガス栓を開ける「開栓立ち会い」というのをしてます。（⬅ADHDが危険物？鬼門じゃねぇか？）
そこでガスメーターの説明やコンロや給湯器の使い方、ガス漏れ警報器などの説明を一通りしてから、契約書（１４条書面）を書いてもらうんですが、そこでよくミスをします。
どんなミスをするのかというと、記入漏れを見逃してしまうことです。
「ココとソコとを書いてください」と説明して書いてもらうんですが、住所のアパート名の記入を抜かしたり、電話番号抜けてたり・・・
普通ならすぐ気づくんでしょうが、注意が散漫であちこちに意識が飛んでしまって書いているところをまともに見ていません。どれだけ気をつけていても、意識が飛んでしまう・・・
気持ちも次の仕事のことに移ってたりして「ちゃんと書いたやろうし、いいか～」と記入漏れを確認せずにOKを出して控えをお渡しする。
それで事務所に帰って、事務の人にお叱りをうけます。
「ココ抜けてる！何回言わすんや！」と。
しかも抜けてるところは、もう一度お客さんのところに行って書いてもらわないといけない二度デマ。勝手に書いたりするチョンボは御法度！偽造になります。
自分ではちゃんと見たつもりでも、抜けてるのがADHDクオリティ。
それから何度も同じミスを繰り返すもので、
もう叱られたくない！
本当にいい加減なおしたい！と考えました。
集中が続かない。意識が飛ぶ。
でも、短い間なら何とかできる！
そこで考えました。
短い時間しかうまく集中できない習性を活かした方法！
工夫その１
契約書を書いてもらうところを先に全部説明しないこと。
今まで、契約書に書いてもらうところを全部説明してから記入してもらってました。それが間違いだった。
そもそもお客様でも一気に書いてほしいことを説明すると、覚えきれないし記入抜けしますよね。また自分でも記入を確認する範囲が広くなって、よけいに確認ミスをおかします。そこはお客さんと自分の立場をよく考えることにしました。
工夫その２
記入する部分を３つにわけて説明する
ひとまとめに説明できる箇所をいくつにも分けます。でも分けすぎると、今度は鬱陶しいと思われるのでほどほどに。４つ、５つに分けるとなるとお客さんから鬱陶しいと思われるし、勝手ですがボクがお客さんなら３つなら許せるし、３つにわけて説明。
工夫その３
ブロックごとに書いてもらい、書いてもらった都度確認する
ブロックをわけて「この範囲を書いてください」と書くところを説明します。書いてもらったら次のところに行く前に、今書いてもらったブロックの確認をします。全部書いた後で確認するところが増えるとそれだけミスの確率もあがります。
限られた短い集中の中で、限られた範囲で確認をすることで確認の精度があがります。
それを３ブロック全部くり返してやると「あれ？できるやん！」と思うくらいミスが減りました。
この方法をはじめて２ヵ月たつと、「記入漏れなくなったやん！やればできるやん！」と事務の人にほめられました笑
もうそれっきり記入漏れがゼロになりました。いちいちお客さんのところに行って「不備がありましたので・・・」と頭を下げることもなく、嫌な顔をされることもなくなりました！
ADHDは自分の特性をうまく知って、工夫でもって逆にうまくできればなんとかなる！と思い知った出来事です。
これをうまく応用して、職場のデスクや部屋の片付けにも応用できないか？と考えました。
その方法はまた今度、書きます★