アメブロカスタマイザ
野村 比呂士 です。
こんにちは。
みなさんは、
毎日、何件くらいの業務メールを
受信しますか？
今日は、製造業サラリーマンの観点から
ブログ書きます。
ボクで、80～120件/日のメールを受信します。
業務指示のメール
会議の案内メール
ただの連絡、通知メール
報告書メール 等々。
仮に 5分/件で、全てに目を通し、処理したとすると、
400分～600分、
時間に直すと、
6.6時間～10時間・・・・
これだけで、１日、終わってしまいます。
そんなバカなことしてられませんよね・・・・・
それに、毎日、これだけ受信してたら、
メールボックスがパンパンです。
下のメールは、まあ、目を通しておくだけで
良いのですが・・・・
「ふ～～ん、そうなのね・・・」程度で。
関心がある内容のときだけ
じっくり読みます。
・会議の案内メール
・ただの連絡、通知メール
・報告書メール
で、厄介なのが、
業務指示メール。
でも、これ、
ホントにボクがやるべきなのか？
誰かに、任しておいて良いのか？
みなさん、
御存じのとおり、メールには、TO、CC、BCCがあります。
TO：お前に言ってんだよ！
CC：念のため、見ておいて！
BCC：ご参考
ボクは、「TO」に自分の名前が無い限りは、
絶対に自分から進んで作業に掛かりません。
この辺りは、無茶苦茶にドライです。
よくある光景。
TO：Aさん
CC：Bさん
Aさん宛てた業務指示なのに、
何故か、Bさんが対応している。
この瞬間に、Aさんは、「あ、これBさんに任そう」
ボクは、Bさんが、仕事に余裕があり、
多忙なAさんの代わりに助けてあげよう！
の精神なら、理解します。
でも、Bさん、ただでさえ、自分の仕事が回っていないのに、
横から割って入って、自分で仕事増やしてる・・・。
そこがおかしいと思うんですね。
本末転倒ですね。
ボクが、Bさんの立場なら、どうするか？
先ず、Aさんの対応を待ちますね。
それで、Aさんが動き始めたら、
Aさんに任せれば良い。
もし、Aさんが何か困ってる。
でも、ボクなら、こうできるのに、って時は、
発信者には、メールを返信せず、
Aさんにだけ、
「これなら、こうすればどうですか？」とか、
「そのエクセルシートのひな形つくりましょか？」とか
ヒントを渡すか、一部分だけ手伝う、か
そんなメールを返信します。
それを受けたAさんが対応するのを待ちます。
まとめます。
・他人に与えられた仕事を、
自分の仕事が回ってない状態で、
横取りしない。
これに限ります。
だれがやるべき仕事なのか
だれに指示がでている仕事なのか
役割期待を明確にすることが、
仕事を早く片付けるコツです。
とは言え、もちろん、助け合いは必要です。
助けるときは、
表立って手を貸すのではなく、
陰でこっそり手を貸します。
あくまでも主役は、仕事を指示された人です。
