仕事を依頼するときは・・・

先日のcobitoちゃんの記事 で、「上司や後輩からの、指示や命令が変わることに戸惑った」

とありましたが、私もその経験はあります。

他には、アドバイスを求めても、「それでいいんじゃない」としか言ってもらえなかったり

「こうやって」「あーやって」と、おそらくその時の気分で返事されて、

あれ？前と違うけど・・と戸惑ったり

あいまいな返事をされると、また次も、同じことを聞かないといけなくなるんですよね。

「この場合はこうだから、こうする」「次こんなケースがあったら、こうしてね」と

説明してくれれば、次回同じことがあっても、自分で判断することができるのに・・・

とよく思いました。

それ以来、私が部下や後輩に、質問をされたり、アドバイスを求められた時には

その答えと、なぜそうなるのかを、簡単なバックグラウンドを説明したり、

例を挙げてみたり、類似ケースについて付け加えたりするように、していました。

仕事を依頼する時も、同じです。

例えば、本社から指示がきて、"来週の日曜日のフライトが、キャンセルになるかもしれない"

という状況で、部下に、その予約データを、プリントアウトを依頼するときも・・・

ただ単に、「来週の日曜日の予約データを、プリントアウトして下さい」と指示するだけでなく

今どういう状況で、何故そのデータが必要なのか、を説明するようにしていました。

プリントアウトを頼まれた人は、そのデータが何に使われるのかによって

予約している人の名前の一覧だけだせばいいのか、乗り継ぎ便の情報も出した方がいいのか、

帰りの便の情報も出した方がいいのか、考えるようになりますし、

また、依頼する側も、ひとつひとつ細かく指示する必要がなくなります。

そして、いつまでにして欲しい、という期限も明確に伝えるようにしていました。

午前中お願いしたら、ランチタイムまでにデータが手元に届く、と思っていたら

「昼からやろうと思っていました」と言われてしまうことも、あるからです

何かプロジェクトの一部だけをお願いする場合も、そのプロジェクト全体の流れを伝えることで

無駄のない動きをしてもらえるだけでなく、自分はこういうプロジェクトにかかわっているんだ、

というモチベーションアップにも、繋がるのではないかと思います。

coco

　　　　　
↑いつも応援"One Click"ありがとうございます

相手の理解度を、確認する方法

30代になると、新入社員や後輩を教える機会が、増えてきます。

私は、22歳から12年間、同じ会社（航空会社）にいて、

早い時期に、先輩と呼べる方々が退職されていったので、

10年近く後輩を教えていました。

外資系だったので、新入社員が入ってくることはなく、

ほとんどが空港勤務経験者や、旅行会社から転職してきました、という人だったので、

航空業界の基本的な知識は、それなりにある人たちでした。

まず、部長が会社組織について、そして予約端末の使い方、を

3日間くらいトレーニングしたあと、私が引き継いで、

国際航空運賃の計算方法や、タリフ（料金表）の見方、航空券の発券方法などを教える、

というのが、いつもの流れでした。

"人に教える"って本当に難しくて、

教える側（自分）はよくわかっていること、当たり前のことを説明することになるので、

実際自分が教えてもらった時に、どこがわかりにくかったか、理解しにくかったか、を思いだしながら

ここは引っかかるだろう、と思うところは念入りに説明する、などしていました。

自分がわかっているから、これくらいなら相手もすぐに理解できるだろう、と思うことでも

理解の度合いは、本当に人それぞれ。

1回説明すれば、すぐに理解して、質問をしてくる人もいれば、

何度説明しても、わかったかわからないのかも、わからないような雰囲気の人もいます。

相手の理解度を確認しながら、進めていくことは、大切だと感じました

　話を聞いているときの表情や、うなずき方

相手の表情を観察すると、それが本当に理解できている顔か、なんとなくは理解できているけど

なんか不安が残る顔か、まったく理解できずちんぷんかんぷんな顔か、わかります。

説明を聞きながら、うんうんと、頷いている人を見ていると、さっきまで頷いていたのに

ん？という表情に変わる人もいます

そんな表情をキャッチしたら、一旦説明を止めて、「今のところ、大丈夫？わかった？」と

確認しながら、進めていくのがいいと思います。

　テキストに引く、蛍光ペンの使い方

説明を聞きながらテキストに、蛍光ペンなどで線を引く、その引き方に注意するようにしていました。

ここが大切！といって説明しているのに、的外れなところ（全然重要じゃないところ）に

線を引いていたり、またピンク、ブルー、イエロー、さらにはオレンジやパープルで

テキストのほとんどを色分けしてしまう人（笑）。これは危険です

どこが重要か、何が言いたいのか、を頭の中で理解できていない証拠です。

　メモ（ノート）の取り方

メモの取り方をみれば、重要なポイントを理解しているかどうかが、よくわかります。

テキストを丸写ししている人、説明した言葉をそのままだらだらと文章にする人は、危険です。

やはり、箇条書きにしてメモを取れる人は、理解度が高いと思います

また自分の言葉をつかってまとめているか、矢印などをつかって、

前に説明を受けたこととの関連性を確認できているか、などをチェックして、

出来ていないようであれば、「昨日説明した○○の場合はこうだったけど、

今日説明したことはこうね」と、比較して考えられるように、説明を付け加えるようにします。

→私の経験上、箇条書きにして、まとめながらメモを取れる人は、エクセルが得意です

　 なので入社試験などで、文章で並べられたデータを、エクセルで表にまとめる、

　 という試験をすれば、その人の頭の中が、よくわかると思います！

私は、上記3つの方法で、相手の理解度を確認しながら、進めていくように

気をつけていました。基本的なことなので、皆さんも実践されていると思いますが

何かのお役に立てれば・・と思います

coco

　　　　　
↑いつも応援"One Click"ありがとうございます

近寄りたくない、先輩や同僚

相変わらず生意気ですいません。

しかし、新入社員時代や入社が浅い頃は、割と自分で気がつかないうちに、

いろんな先輩を観察して、自分なりの距離感を決めて接していたように思います。

前回、信用できる先輩や上司 で、

ついて行きたくなるような、真似したくなるような先輩や上司のことを書いたので、

今回は逆の、近寄りたくない、真似をしたくない先輩や上司を、cobito目線で書きたいと思います。

同僚のことを悪く言う人はもちろん信用できません∑ヾ(￣0￣;ﾉが、

得意先やお客様の悪口を社内で言う人には、近寄らないようにしていました。

確かに、理不尽なことを言ってくる得意先もたくさんいましたし、

なんだか責め立ててけんか腰で話してくるお客さんもたくさんいましたし、

なぜか私にセクハラ紛いな接待希望を出してくるおバカ?!な担当先もありましたが、

それも含めて社会活動です。

そういう苦難をうまくかわしてこそ、会社人生が送れるのだと思っています。

ところが、そんな出来事を一つずつ丁寧拾って、

人格を否定しそうな勢いで得意先やお客様の悪口を言っているのを聞くと、

怖くなることが一つあります。

それは、そういう人は得意先やお客様のところでは、同僚や上司の悪口を言っているのでないかな、

と思うことです。

そういった習慣は、本人が意識していなくても、自然にしてしまう怖さがあるので、

なるべく近づかないように注意していました。

今まで見てきた同僚や先輩で、悪口を言ってしまいやすい人は、

その悪口の対象になった人（本人）に会うと、なぜか、

気持ち悪いくらいべた褒めしたり、へーこらしたりします。

（おい、この前この人のこと、めっちゃ悪口とか文句とか言うてたやん!）って

心の中で叫んでしまいます。

そんな彼らが、私をめちゃくちゃ褒めてくれると、‘今日どっかで私の悪口言うてきたんかな～’って、

疑ったりしてしまいます。

そんな風に思う自分もイヤなので、なるべく近寄らないようにしています。

逆に、営業先で、担当者が自社の同僚や上司の悪口を言ってきたら、ドン引きΣ(ﾟдﾟ;)します。

直感的に、私のことも社内で悪く言ってるんちゃうかな～って、怖くなってしまいます。

しかし得意先の担当者には近寄らないと仕事に繋がらないので、頑張って歩み寄りますが…。

どうしても悪口を言いたい時は、

その人（悪口の対象者）のことを全然知らない人に言うといいかもしれません

本当にムカつくときは、誰にでもあるものです。

それは私にもわかります＾＾

（変な結論でごめんなさい）

cobito