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領収書の管理や保管には、たくさんの人が頭を抱えているようですね。
せめて紛失したり、破損したり、印字が消えたりしないように保管しましょうね。
ジッパー付き袋で領収書を保管することをおススメしています。
① ジッパー付き袋のLサイズ(縦：273mm 横：268mm)を1年分の保管場所にする
袋にマジックで「2021年」と書いてもイイのですが、後々数年分を保管した時に探しやすいように、袋の上部に「2021年(令和3年)」という表示でシールを貼ります。
このジッパー付き袋には、一年分の領収書と確定申告の時に必要な書類をすべて入れて保管します。
(例：e-TaxのIDとPW、生命保険控除証明書、国民健康保険料や国民年金保険料の支払証明書、支払調書など)
② ジッパー付き袋のMサイズ(縦：189mm 横：177mm)を1年分の保管場所にする
袋にマジックで「2021年〇月」と書いてもイイのですが、一年分のジッパー付きの袋を入れた時に探しやすいように、袋の上部に「2021年〇月」という表示でシールを貼ります。
奇数月を左側に、偶数月を右側に、と貼ると更に探しやすくなりますよ。
このジッパー付き袋には、一か月分の領収書だけを入れて保管します。
③ ①の一年分保管用のジッパー付き袋に、②の一ヶ月分保管用のジッパー付き袋を入れる
いちばん手前に当月のジッパー付き袋が来るように入れて、月末にその袋をいちばん後ろに入れると、保管が楽になって探しやすさも増します。
④ ③をカゴなどに入れて、デスクの上またはデスク周りにおきます。
オフィスちすいをご利用いただいている方は、一ヶ月分の保管用のジッパー付き袋から領収書を取り出して、月に1回スキャンをしてご提出いただいています。
ご自分で会計処理をしている方は、一ヶ月分の保管用のジッパー付き袋から領収書を取り出して、月に1回会計処理をすると管理しやすくなります。
写真のようなカゴをおススメする理由は、引出や蓋付きのケースに入れると、視界から消えて気が楽になるかも知れませんが、忘れられるというデメリットがあるから。
結果的に、数ヶ月分または一年分を一気に処理することになるからです。
時間が有り余っている人はいないので、自分のビジネスに不可欠な事務管理の優先順位は、自分の意識で高めていくしかないってことですね。
封筒などをお使いの方も多いようですが、ジッパー付き袋の方が中身が見えるので、領収書を探す時の手間が大きく削減できます。
ジッパー付き袋は安価で、数年分の保管スペースも最小で済むのでおススメです。
ルーティンは、可能な限りシンプルにして一日も早くやり始めるがコツです。
これイイかもって思ったら、領収書の保管はシンプルで手軽に！②へ！
個人経営の会計＆事務サポート オフィスちすい 瀬戸口智子でした。
