赤間です。
今日も前回に引き続き、権限についてご紹介します。
一般的にライブラリ/フォルダの権限の付与に際し、PublicとPrivateに分けることが多いと思います。
Public＝公的、Private＝個人的、の意味になりますので、共用すべき情報をPublicに、個人で作成中のものや公にできないものをPrivateに、各々保存することになります。
会社や業態スタイルによって違いはありますが、
顧客情報や案件情報の類は『同じ社員であっても共用できない』こともあると思います。また、プロジェクトの場合は、『当初は公にできないが、あるタイミングで公にする』場合もあることでしょう。
その場合、プロジェクト当初は、そのプロジェクトの存在自体が分かってしまってはマズイ訳ですので、
・当初は、一部のメンバーのみ共用。
・他のメンバーには存在することすら知られてはいけない。
・あるタイミングで、一気に公にする。
上記条件を満たす必要があります。
Office365の場合、権限を付与しなければフォルダが表示されません。
逆に言うと、権限が付与されているフォルダのみ表示されるので、
権限の無いフォルダは『存在自体が分からない』ということです。
実際にやってみましょう。
今回の例では、下記３人が登場します。
・暮須太郎
・八丁二郎
・新川三郎
『株式会社イバラキ様の、基幹システムを全て入れ替える刷新』という極秘案件があったとし、この案件の担当者は暮須太郎と八丁二郎で、他の社員に公表できないとします。
例えば、前回作成した『全社共用ライブラリ』の中に、ライブラリツール→ドキュメント→新しいフォルダーで、『イバラキProject』というフォルダを作成します。
フォルダ名を入力し、保存します。
権限の設定を行います。
権限の継承を中止し、既存の権限を削除します。
前回と同じ用に、権限を付与します。
この時、暮須太郎と八丁二郎に直接権限を付与します。
権限の付与が完了しました。
権限を付与された暮須太郎の画面からは、フォルダが表示されます。
権限を付与されていない新川三郎の画面からは、フォルダが表示されません。
上記のような流れで一連の作業を行えば対応が可能となります。
Office365、使えば使うほどその細やかな便利さを実感します。