理事長をしています。
当マンションでは竣工当初から敷地外駐車がマンションから10分以上も離れたところにも多数あり、とても不便であるため、もっとマンションに近い、敷地外駐車場を管理組合として契約してほしいとの意見があります。
当マンションの管理規約の別表には、敷地外駐車場の住所や各駐車場料金が掲載されています。
これらを踏まえて、敷地外駐車場の契約変更はどのような手順を経て行うべきなのでしょうか？
参考までに、
過去において、当マンションの敷地外駐車場の一部の駐車場が取り壊しになり、敷地外駐車場を別に新たに借りることがあったのですが、この際には、管理会社が当該敷地外駐車場契約者に対して、各自で新たに契約したい敷地外駐車場を自ら探すように指示して、契約変更がなされた経緯があるのですが、この経緯に関して、当時理事を担当をしていた私も全く知らないうちに行われ、理事会や総会での事後報告は一切ありませんでした。今期、理事長を担当したことで、変更された経緯を初めて把握しました。このことから、駐車場の立ち退きであれば、管理会社は、理事長判断で、敷地外駐車場の契約変更をできると考えているようです。
一方で、敷地外駐車場の契約区画の変更先を、総会決議で決めようとしていたら、決議する頃には、契約を希望する駐車場の契約を先越されて、確保できなくなることも強く危惧されます。
そこで、私としては、変更先は理事会決議で決定するのが、現実的には望ましいのではないかと考えるのですが、管理規約の別表に、敷地外駐車場の住所一や料金一覧が表記されていることをどう受け止めるべきか悩んでおります。別表とはいえ、管理規約に組み込まれているのなら、総会特別決議が必要になってしまうのでしょうか？
そもそも変動する要素をはらんでいる敷地外駐車場の住所や料金を、管理規約別表に組み込んでいることがおかしいので、まず、総会特別決議で管理規約別表から外して、駐車場住所や料金は単なる資料の一つの位置付けにしてしまえばいいのではないかとも考えます。
また、経過はどうあれ、現在の管理規約別表の記載と、実際に、契約している敷地外駐車場が大きく変わっていることから、総会で追認をしてもらうべきでしょうか？
以上を踏まえまして、理事長として行うべきことにつきご教授お願いいたします。
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