複合マンションで、1~4階には会社事務所が入っております。
その1つの会社が玄関のところに看板をつけたいと総会で認められました。そのときの話合いでは、全ての費用を持つならばという条件付きでした。総会議事録には、その文章が入っておらず、設置する際には理事会にて設置する場所、設置するものを確認の上、看板を付けるという事だけ記載されています。
しかし、その後理事会が招集されましたが、既定の3名がそろわず、理事2名と会社の人だけで話し合いました。総会での話と違い、保守費用までは会社で持てないとなったので、結局看板はつけないことになりました。
そこで、質問です。総会で決まったことが取りやめになった場合、どこかに文書化しておいた方が今後のためによいと思うのですが、管理会社は、理事が2名しかいなかったから、理事会という認識はないから議事録は作成しなかった。
その会社に看板をつけないことについて了解をされたという認識でいると言われました。
総会で決まったことが覆されたのに、そのまま何もせずでよいのでしょうか？
何年も後に、会社の担当者が変わり、「そのときの総会議事録に書いてあるじゃないか」と言われてこまるのではないかと、文書化していないことを心配しております。
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