【みんなの管理組合質問投稿】HP上に個人情報や帳票をアップするのはどうでしょうか？
今年の総会に文書管理に対しての細の議案が出されました。
簡単にまとめますと、理事会からIT委員会に諮問し、文書類の電子保存とその共有・活用をするというもので、個人情報保護に配慮しつつもホームページ上で共有・活用ができるように公開するというものです。
3通りの公開度に分け、
【公開範囲３】HP上からそのままみられるもの：階段下に掲示しているお知らせ、広報、規約集、各種申請書類
【公開範囲２】ID/パスワードを設ける：総会議案書、総会議事録、資産関連（会計サマリー／帳票類及び備品台帳）、長期修繕計画・予算、理事会議事録
【公開しない】防犯カメラ画像データ、設計図面
個人情報保護法も今年から新しくなり、さらに注意が必要なところにHP上でパスワードはかけるものの公開するのは、保護法に抵触するのではないかと思われます。
帳票も理事会がその公開範囲を決めるとなっていますが、ID/パスワードは、各戸に別々のものを割り振るものではなく、単一のID・パスワードを使うものと思われ、この運用も議案内では、未定義です。電子媒体の選定などもIT委員会に委嘱することができ、年度ごとに理事会と委嘱先で確認する。
文書は電子化による保存を原則とし既存の紙媒体も電子媒体に置き換え、公開を原則とするとあります。
もちろん、文書の電子化は不可欠の時代ですが、それをHP上にアップするのは、大変危険な気がします。また、運用に誰かがいつも関わるのであれば、それも問題な気がします。
個人情報が漏れてしまうかもしれない。帳票類も掲載できるのは、問題ではないかと思います。
これは、取り越し苦労でしょうか。
ご意見を頂ければ幸いです。
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