設計図書や構造計算書は通常紙での保管になります。
特に設計図書という図面は青焼きになっているので、色が変退色しやすく、劣化が早いのが特徴です。
また、図面図書などの重要書類の保管方法に問題があり、築１０年以内のマンションでも、紛失や図面の破損などがよくあります。
そこで、まずは、必要書類がそろっているのか？棚卸をやりましょう。
設計図書は、できれば竣工図面があるといいでしょう。
工事の過程で設計変更になり、設計図面と現地が違っていることがあります。
それが現地にあわせてあるものが「竣工図面」です。
それらの設計図書をＰＤＦやＴＩＦＦ形式の電子データにすることを、強くお勧めします。
結構分厚いＡ１サイズの図面一冊でも数十万円程度で十分にスキャンしてもらえます。
これによって、図面の劣化が防げると同時に、複数の理事でデータを保管することで、紛失はまずなくなりますし、また大規模修繕工事や維持管理の場面でも、電子データがあるということはとても重宝します。
電子化には予算も必要ですが、一日でも早くやることをおすすめします。