マンションで修繕履歴を管理しているところがどの程度あるでしょうか？
修繕履歴を管理していくと、さまざまなことが見えてきます。
よく故障する部分や修理している履歴を見ると、マンションのウイークポイントが見えてきますし、どの部品の、どの部分が、どの程度の周期で故障してくるのか？という情報は極めて重要で、今後の長期修繕計画策定においても重要な情報です。
前回のどこどこの修繕は、どんな状況で故障をして、その報告がどのようになされ、修繕の見積は何社来て、どの会社に決定し、どのように工事がされ、報告書や保証書はどのようになっているのか？こんなことが１０年後に振り返って、チェックできるようにしておきたいものです。
実は、この資料、将来にわたって、絶対に時の理事会や修繕委員会は欲しい資料となりますし、いままでなくても、これから整備をし続けていかなければならない資料でしょう。
あるとき、フロントマンから『先日業者が点検したところ、あの部品が壊れているため、交換が必要となっています。』と見積書と一緒に提案があったとしましょう。
管理組合運営の経験に乏しいか、あまり興味がない理事が集まった場合、そのまま発注してしまうこともあるのではないでしょうか。
しかし、もし修繕履歴があったら、実は3年前に同じ部品を交換したばかりだったとしたら・・・しかもその部品には5年の保証が付いていたとしたら・・・
それを知らないと後に大問題に発展しかねません。
EXCELやその他どんな表でもよいです。
必要なのは最低以下の項目が一覧化されていることです。
①日付（工事日でも見積日でも可）
②書類名（見積書or請求書or報告書）
③修繕箇所（受水槽、駐輪場etc）
④工事名称
⑤発注先
⑥金額（見積金額or請求金額）
さらに単価と数量、材料、詳細内容があれば完璧だと思いますが、あくまでインデックスとしての使用の方が運用が楽だと思います。
それ以外に、工事ごと点検報告書、各社からの見積書、工事完了報告書などが、別冊でファイリングされていれば完璧です。
必ず修繕履歴は整備をしておきたい書類なのです。