「大変だ！大変だ！今日は出来ない！困った！！」 と。
なんのこっちゃ？
と言うことで、理由を聞いたところ
経理のNさんはセミナーで朝から不在。
経理補佐のAさんは集金。
総務のNさんは有休…
要は、
「経理が判る人がいなくて請求書の発行が出来ない」
と騒いでいたのでした。
昨日の夜、あるお客様から
「決算の関係で会計を締めなければいけないので
明朝、請求書をメッセンジャーが受け取りにいきます」
と連絡がありました。
既に準備をしていたのですが
請求金額に訂正が生じ
請求書の発行しなおしとなったのです。
それで、請求書の発行を知っている社員がいないので
「出来ない、出来ない」と半ばパニックになっていたのです。
そこで、
「出来る方法があるとしたら何があるの？」
「他のオプションを考えられる？」
と聞いたら…
「Nさんのセミナーは9:00からなので、電話で聞いてみます」
「Aさんは昼前には戻るので、
メッセンジャーに電話して、午後に来てもらうようにします」
彼女たちなりに今出来る最善の方法を出してきました。
私は…
もし、今、この瞬間、
社員全員がいなくなったとしても
すぐにでも業務が出来る状態でいる必要があるな…と。
最悪の事態を想定して、最善の方法策を準備しておく必要があります。
業務マニュアルの重要性に気付く良いきっかけとなりました。
その後…Nさんから連絡があり
「マニュアルは後ろの本棚にあるわよ。
そこに書いてあるから、見て～。判らなかったら連絡してね～」
と。
↑
マニュアルを見ても判らなかったらしく、電話で聞いています。
マニュアルを作っても、存在を知らないとこういうことになるのね…。
それと、マニュアルが使えるかの確認も必要ですね＾＾