報告を上手に

　昨年ほうれんそうプロファイリングシリーズを書いた頃から温めていたネタですが、ちっとも孵化しません。このまま温めておいても仕方ないので、腐る前に出してしまいます。

　報告、連絡、相談は社会人の基本、と言われますが、
「私は報告が得意だ」
という人はあまり見かけません。もちろん私も苦手ですが、私から見ても下手な人もいるので、自分が特別下手とも思っていませんでした。

　報告の仕方に関する書籍やサイトにほぼ共通して書いてあるのが
「結論から言う」
ということです。ただ必ずしもそれが正しいとは書かず、初心者としては一番組み立てが簡単であるとか、結論を後にまわす報告にはテクニックが必要とか添えられていることが多いです。
　よく悪い例としてあげられるのが、

課長「山田君、Yahoo食品さんとの大口契約の件はどうなったかね」
山田「はい、課長、企画書と見積書をお持ちし、先方からも好感触を得たのですが、競合他社が３社ほど入っており」
課長「だから契約はどうなったんだね」
山田「取れませんでした」
課長「報告は結論から言いたまえ」

というものです。しかし

課長「山田君、Yahoo食品さんとの大口契約の件はどうなったかね」
山田「契約は取れませんでした」

と言ったら課長はもっと怒るのではないでしょうか。そこで出てくるのが
「クッション言葉」
というものです。私はこの使い方が下手で、長年苦労しました。

「申し訳ございません、契約できませんでした」
「申し訳ございません、力及ばず契約できませんでした」
「申し訳ございません、せっかく課長にご指導いただきながら、私の力が及ばず契約できませんでした」

クッション言葉は長すぎても短すぎても印象悪く、上司の好みやご機嫌にも左右されます。
　クッション言葉の長すぎる報告と結論から言わない報告とどう違うのでしょう。クッション言葉が長すぎると結果的に最初に出した悪い例の報告みたいになってしまうし、クッション言葉自体には意味がないから、悪い例の報告の方が余程中身があるように見えます。
　できるだけ客観的な事実を時系列で知りたいという上司もいます（あるいはそういう場面もあります）。結論を先に言うと、結末を知っている推理小説を読むようなもので、過程に対して偏見丸出しになるしそれ以上聞かなくなります。

　新卒の頃は本で読んで結論から言うのが正しいと思っていたので怒られまくりでした。
「あれはできた」
「できていません」
などと言ったら怒り狂うに決まっています。相手が怒り始めるとこっちも固まってしまい、続きを言うどころではなくなります。
　人の話を途中でさえぎる上司も、メールをよく読まない上司もたくさんいます。報告とは、責任というボールをできるだけ自分が持たずに済むようにパスを回しながら社会を生き抜くサバイバルゲームです。

　この話は一応続く予定ですが、続きは明日書くかも知れないし１ヶ月後かも知れません。また、完結できないかも知れません。まだまだ謎が多い事象だからです。
　

　５月１日の記事。このシリーズ、３まで書いたのですが、内容としては

「報告は結論から、というのは嘘だ」

にとどまっています。だからどうしろというのかというと、これから考えます。私も確かにうまくはないけど他の人も同じくらいうまくないので、あまり大問題と捉えてはいないんですね、実は。結論からスラスラっと話す人なんていないし。