経営者の秘書の方や、国内外への出張が多いサラリーマンにとって、出張手配は意外と時間を取られる業務のひとつです。
限られた予算の中で、なるべく安く、かつ快適な出張を実現する必要があるため、航空券・ホテルの調整には相当な工数がかかります。かつては旅行会社が細やかにサポートしてくれましたが、人材不足やコスト高の影響で、対応が手薄になってきているのも現実です。
そこで活用できるのが チャットAI です。
１．AIで出張プランを効率化
海外出張に慣れている方なら、航空券やホテル予約の導線をご存じかと思います。
しかし「それが最も効率的か？」というと必ずしもそうではありません。
チャットAIに出張日程・予算・目的地を入力すれば、最新情報を参照しながら複数の候補を提示してくれます。
たとえば「東京駅から大阪に2泊3日、ホテルは1泊1万円以内」と条件を入力すると、新幹線とホテルのセット案を提案し、さらに導線まで整理してくれるのです。
また、ウクライナ情勢などで国際線の航路が変化しているように、移動ルートは常に変わります。AIを使うことで「今最適なルート」を把握しやすくなり、自分は確認と意思決定に集中できます。
２．AIでコスト比較をスピード化
AIはプラン作成だけでなく、コスト比較にも力を発揮します。
航空券とホテルを別々に予約すると割高になるケースもありますが、AIなら パッケージ料金と個別予約の比較 を一度に提示可能です。
人間が数時間かけて調べる内容を、AIは数分でまとめてくれるため、総務担当者や秘書の負担が大幅に軽減されます。
３．最終チェックは必ず人間が行う
ただし注意点もあります。
AIが参照する情報は、古かったり誤りを含む可能性があります。質問時には「最新情報で」と指定すること、さらに ファクトチェックを自分で行うこと が欠かせません。
最終的には公式サイトや航空会社・ホテルのページで必ず確認をしてください。
AIはあくまで「効率化のツール」であり、最終判断と責任は人間にあることを忘れないでください。
AIは「全部自動でやってくれる魔法の仕組み」ではありません。
しかし、候補出しや比較といった下準備をAIに任せるだけで、出張手配の時間は大幅に短縮できます。浮いたリソースを本来の業務に振り向け、組織全体の生産性を高めましょう。
本日もありがとうございました。