皆さんの会社では、社内のやり取りにまだメールを使っていますか？
もちろんメールは大切なツールですが、実際の業務スピードを考えると、どうしても「遅い・埋もれる」という課題がありますよね。
そこでおすすめなのが 社内チャットの導入 です。
チャット導入のメリット
1．スピード感が圧倒的に変わる
メールは相手がいつ読むか分からず、返信が遅れることもしばしば。
一方チャットなら既読確認もでき、相手が対応できる状況なら即レスが返ってくる。結果として、業務がスムーズに前に進みます。
2．心理的距離が縮まる
チャットはメールほど堅苦しくないため、気軽に会話しているような感覚でやり取りができます。
若手社員など電話が苦手な人にとっても取り入れやすく、結果的に社内コミュニケーションが活性化していきます。
注意すべきデメリット
もちろん、チャットにも落とし穴があります。
1．何でもチャットで済ませようとする
たとえば「有給の申請」や「言いにくい取引条件の交渉」など、軽々しくチャットで済ませてしまうとトラブルにつながりかねません。
特に会話が苦手な人ほど、つい安易に使ってしまいがちなので注意が必要です。
2．正式なビジネス記録になりにくい
チャットは便利ですが、正式文書として扱われにくい側面もあります。後から「言った・言わない」の問題に発展するケースもゼロではありません。
上手に使うコツ
だからこそ、ルール作りが重要です。
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チャットは調整や確認などカジュアルなやり取りに限定する
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正式な文書はメール＋添付書類で送る
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メールを送る前にチャットで「これから送ります」と一言伝える
こうしたルールを決めておけば、チャットのメリットを最大限に活かしながら、リスクを回避できます。
まだ導入していない企業は、ぜひ検討してみてくださいね。
本日も最後までお読みいただき、ありがとうございました。