メールの整理術

最近では、仕事でもプライベートでもメールやでのやり取りが本当に多いですよね。

私はカリフォルニアに在住しているので、日本に住んでいるお客様とは、メールでやりとりすることが殆ど。

お客様以外にも、式場や業者からなどいろいろなメールが届き、気がつくと、ものすごい数のメールが受信トレイに溜まっています。

もちろん各お客様のフォルダーなどを作って、メールを保存していたのですが、それでも受信トレイに残ってしまうメールの数がたくさん。


とても残念なことに、一度メールの山に埋もれて、新規問い合わせメールを見逃していて、数ヶ月後にそのメールを発見したという痛い経験もありました。



整理しないと．．．と思っていたとき、新聞にメールの整理術が載っていました。残念ながら、その記事は捨ててしまったのですが、私がここに書かれていたことの中から実行しているものは下記の通り。

1. 　2-3分以内に返信できるメールには、すぐに返信を書き、削除するか別のフォルダーに移動する

2.　どのフォルダーにも当てはまらないメール用にフォルダーをひとつ作る。そして返信を書く必要のないメールで、どのフォルダーにも当てはまらず、保存しておきたいものは、すぐにこのフォルダーに移す。

3.　返信を書くのに時間が掛かる中でも重要なメッセージは、旗マークをつけて、24時間以内に返信。そのあと、フォルダーに移す。

4．　1週間に一度、曜日を決めて、2日以上受信フォルダーに残ってしまっているメールを整理する。


こうして、今では私の受信トレイには常に20通以下のメールが入っています。このくらいであれば、大切なメールを見逃したり、返信を書き忘れたりすることはありません。



あと、メールを受信したときの音も消しました。

今までは、メールを受信すると「ティーン」と音が鳴っていたのですが、その音を聞くと、ついつい気になって受信メールを確認していました。でも、フィルターをかけているのも関わらず、変なメールが届くことがあるので、本当に迷惑。

今では、ひとつのことが終わり次第、メールを確認しています。

さあ、これで今日はブログもおしまい。

これからメールをチェックします。