マナー②

「電話のかけ方」などと言うと、携帯電話が必需品になっているみなさんは、なにを今さらとお思いになることでしょう。しかし、仲間うちでは気軽に話せても、就活やビジネスでの会話となるとやはり「マナー」が必要になってきます。 就活中には、面接の日程や合否の連絡を受けたり、こちらからＯＢ・ＯＧの紹介をお願いしたりと、企業の方と電話で話す機会が多くなります。以下の４つの中から、正しく電話のマナーが身についていると思うものを一つ選んでみてください。 「電波の状態が悪いので、申し訳ありませんが場所を移動しまして、後ほどこちらからかけ直させていただきます」 「私が電話に出られないことがあるかもしれませんので、○○様（人事担当者）の携帯電話の番号をお教えいただけますでしょうか？」 「今、喫茶店におりまして、周囲が騒がしくて聞き取れませんでした。すみませんが、もう一度お願いいたします」 「昨日面接の日程のご連絡をいただいたのですが、午後１時か７時かはっきりしないのでもう一度教えていただけますか？」 正解は１です。２は人事担当者の携帯番号を尋ねていますが、携帯電話はあくまで個人の電話で、みなさんの就職活動に関しての連絡は、会社の番号へかけるのが基本です。確実に連絡をとりたい気持ちはわかりますが、人事の方が自ら教えてくれるならともかく、こちらから番号を尋ねるのはマナー違反ですね。３、４についてもどこが良くないのか、下に記した４つの心得を読んで考えてみてください。電話は相手の状況が見えない会話です。それだけに、気配りと丁寧さが欠けると思わぬ誤解を招くこともあります。 就活をスムーズに運ぶための電話の心得とは… ●時間帯を心得る 企業への電話は、忙しい始業時、終業時は控える。また「ただいま、お話してもよろしいですか」と相手の都合を聞いてから用件に入る。 ●場所を心得る 静かな場所、電波の届きやすい場所を選んで明瞭に話すのがマナー。適切な場所へ移動してかけ直すなど、相手と自分の周囲への配慮も忘れずに。 ●話し方、聞き方を心得る 内容をメモして復唱し、確認する。５Ｗ１Ｈ（誰が／何を／いつ／どこで／どんな目的で／どうやって）をもらさず、特に数字、時間、人名などは復唱して正確にメモし、情報を得る。 ●見えない相手だからこそ、礼を心得る 自分の大学名、名前をまず名乗り適切な敬語を使う。挨拶やお礼、お詫びは、丁寧に誠実に述べる。話し終えたら相手が電話を切るのを確かめてから切る。 新入社員の研修で、まず電話の応対を学ぶのは、それが会社のイメージをつくるきっかけとなる、ビジネス上の重要なスキルだからです。電話は言葉と声を通して、実は、見えない相手の態度が伝わり見えてくる“心の窓”でもあるのです。

最近は、企業と学生、就職情報サイトと学生、また学生同士や先生との連絡にもＥメール（以下、メール）を利用することがとても多くなってきました。メールの急速な普及に比べて、そのマナーや形式が一般に浸透しているとは言いがたく、企業への資料請求や人事担当者へのメールなどを、どんな書式で打てばいいのか迷う人も多いと思います。こんなときあなたは？ 就職活動中の毎日奈美さんが、OB・OG訪問にうかがった先輩にお礼のメールを送りました。けれどもマナーの面で不適切と思われる箇所がいくつかあります。どこが良くないのでしょうか？　探してみましょう。 友人宛てのメールと異なり、ビジネスメールであることを考えれば、次の５つの指摘ができます。 件名は、ひと目で内容がわかるように、具体的に書く。 本文の冒頭には宛て先（所属部署と名前）を明記する。 私的な内容は控える。 絵文字は使うべきではない。 話し言葉ではなく、きちんと敬語を使う。 メールは、まず相手にはっきり内容のわかる件名を付けることが大切です。「ありがとうございます」とか「よろしくお願いします」では内容がわからず、いちいちメールを開けて確認しなければなりません。会社に送る場合は、誰に宛てたメールかを明記するのもマナーです。担当者の名前がわからない場合は、「○○株式会社　人事部御中」か「○○株式会社　人事部ご担当者様」としましょう。メールは簡潔に要点のみ書くことがマナーですが、面談をして具体的な感想があれば、アピールポイントとして書いておくのもよいでしょう。 また、メールのメッセージ形式にはHTML形式とテキスト形式がありますが、HTML形式は避けて（ウイルス予防のため受信拒否される可能性がある、汎用性が低い、などが理由）、テキスト形式で送信しましょう。 このほかのマナーとしては 本文は、初めてのメールの場合は「突然のメールで失礼いたします」、以降は、簡単な挨拶・お礼を述べ、名乗ってから本題に入る。 メールの最後に所属・名前・メールアドレス・電話番号などの入った署名（シグネチャー）を付ける。 返信やお礼は、できるだけ早く送る。 では、先ほどのメールを書き直してみましょう。 メールの最大の利点はそのスピードと内容の確実さです。資料請求や問い合わせ、お礼のメールなど、その機会を上手に利用して、良い印象を与えると同時に、無駄のない就職活動を進めていきましょう。

学生からの企業への問い合わせは、電話が最も多く次にメール、そして手紙の順だそうです。説明会やセミナーの開催前後は、企業はそれらの対応に追われ大変な忙しさになりますが、ある企業で採用を担当している田中さんは、できるだけ学生の力になりたいと、丁寧な応対やアドバイスをしてきました。 そんな田中さんにある日、１通の礼状が届きました。これまで多くの学生がアプローチをしてきましたが、手書きの礼状をもらうことは大変珍しく、うれしいものでした。しかし手紙のマナーとしては、いくつかの誤りがあり「惜しいなあ」と思う田中さんでした。惜しい部分はどこか、探してみましょう。 手紙を書く機会が失われている今日だからこそ、マナーを心得た手書きの手紙は、心のこもったコミュニケーションツールといえます。手紙はその基本的形式や表現さえ覚えれば、就職した後も社外文書の作成、冠婚葬祭の挨拶など実社会でのさまざまなお付き合いに大変役に立つものですので、機会を捉えて書いてみることが大事ですね。 では、企業の採用担当者宛てに届いた、学生からの手紙の誤りをみていきましょう。 「拝啓」は「敬具」と一対で用いる挨拶です。「草々」は「前略」の結語で、挨拶を省略した手紙という意味なのでここでは不適当です。 時候の挨拶は、旧暦に基づいているため実際の季節とずれがあります。「盛夏」という言葉は７月の時候の挨拶で、８月に出されたこの手紙には使うことはできません。違和感があるとは思いますが、日本の伝統的形式ですので覚えてしまいましょう。 「○○様にはますますご隆盛」とありますが、「ご隆盛」（栄え、繁盛している）は会社に対する挨拶の言葉で、個人宛ての場合は「ご健勝」「ご清祥」などを用います。 そのほかの留意点としては、 ● 便せん、封筒は白か無地を使用し、文字は楷書で書く。 ● 省略文字は使わず、誤字、脱字に注意する。 ● 返信はがきや返信封筒に、すでに宛先が「○○行」と記入されている場合は、「行」を二重線で消し、その横に個人宛てなら「様」、会社、部署宛てなら「御中」と書き加える。 また、企業という大量の郵便物を扱う場所に宛てたものであることを考えると、差出人の署名欄に住所、電話番号、メールアドレスを書き添えておくのもよいでしょう（封筒と手紙が離ればなれになっても大丈夫なように）。

書類選考を通過していよいよ面接。文書ならば間違えたら書き直せばよいですが、面接はやり直しがきかない一発勝負です。それでは、緊張の面持ちで面接に出かけた、毎日奈美さんの後を追ってみましょう。 会社には、約束の時間ぴったりに到着しました。 受付で大学名・氏名を名乗り、面接のために訪問したことを伝えました。 控え室に入ってからコートを脱ぎ、たたんでバッグとともに他の人の邪魔にならぬよう足元にまとめておきました。 面接の順番がまわってきました。ノックをして「失礼します」と言って入室し、「どうぞ」と言われてから着席しました。 さて、毎日奈美さんの面接はとどこおりなく進んだようですが、会社を訪問する際のマナーとしては、改めるべき部分があるようです。あなたなら、どの点を直しますか？ １と３に改めるべき点があります。まず１ですが、指定された時刻の10分か15分前には受付を済ませ、ゆとりを持って控室などに入りましょう。電車の遅れ、道に迷うなどはつねに起こりうるトラブルですから、現地への到着時間に関しては最低でも30分くらいの余裕を持っておきたいものです。続いて３です。コートは会社の入り口で脱ぎ、手に持って入ります。帰るときも会社を出てから着るのがマナーです。 このほか、会社訪問・面接時のマナーとして心得てほしいことを、順を追ってみていきます。 事前に交通手段と会社の場所を確認し、早めに出かけます。電車の遅れ、事故など、やむを得ない事情で遅れる場合は、連絡を入れてその旨を伝えましょう。 面接は、受付から始まっていると思いましょう。案内してくれた方へのお礼を忘れずに。エレベーターや廊下などで会った人には軽く会釈します。 入室の際は、ノックをして返事を待ってから入ります。携帯電話の電源は切り、喫煙は遠慮して静かに待ちます。荷物はテーブルの上に置かずに自分の足元に置いておきます。お茶はすすめられてから、口をつけましょう。 ほかの人が質問されている時でも、面接官の方を向いて話を聞きましょう。足や腕を組んだり、ほかの人の話をさえぎったりしないよう注意しましょう。退出する際は、立って面接官に挨拶し、静かにドアを閉めます。 人事担当者やお世話になったOB・OGなどに出会ったら、お礼を述べましょう。会社から出たとたん、だらしのない態度になる人がいます。社会人らしい落ちついた立ち居振るまいとマナーが、自然に身に付くよう心がけてください。