現在、グループ会社の役員変更につき、
久しぶりに登記資料を作成しているのですが、
え～！？
という話しがあったので、
司法書士マターのマニアックな話しですが、
気になったので記事にします。
司法書士マターのマニアックな話しですが、
気になったので記事にします。
ちょっと前まで、
取締役会設置会社において、新任取締役就任の際、
一般的に、就任承諾書＋印鑑証明書を使わず、
「なお、被選任者は、いずれも即時その就任を承諾した。」
と株主総会議事録に記載すれば、
就任承諾書の代わりにすることが認められていましたよね。（議事録の援用）
つまり、総会の場で、被選任者が就任を承諾したということが書かれていれば、
就任承諾書などを登記の申請書に添付しなくてもよい
という法務の実務やる方なら誰でも知っているようなお話です。
それが2年前くらいから問題になっているようなのが、
今迄は、
「なお、被選任者は、いずれもその就任を承諾した。」
でOKだった総会議事録の文言が、
法務局から、
その被選任者が、本当に株主総会の席上で就任を承諾したのか疑われ、
場合によっては、
法務局から、別途、就任承諾書を添付するように求められるケースが出てきた
ようです。
私も、昔、大企業で実務をやっていた際、
出来るだけ、役員の方の負担になるような、
必要書類は少なくすることを心がけていたのですが、
このように、法務局に追加で求められる必要書類が増えると、
大変なことですね。
社内稟議をもう1度あげなければならないし、スケジュールが決まっているので、
もう1度、決裁を貰わないといけないとなると、大変です。
「なお、被選任者は、いずれも即時その就任を承諾した。」
「なお、被選任者は、いずれも直ちにその就任を承諾した。」
と書けば、法務局に受理される可能性があがるようですが、
最近は、これでも受理されないことがあるようです。
私が実務やっていた頃はこれで十分でした。
それが今は、
「なお、被選任者は、いずれも席上でその就任を承諾した。」
と書かないといけないようです。
法務省のHPにあがっている雛形もこちらに文言が修正されていました。
「席上」
というのがポイントのようです。
これを書けば、印鑑証明書と就任承諾書は必要ないようです。。。。
どっちでもよいのに・・・という言葉の違いで、
法務局に受理されず、
もう1度、手続きをやり直して・・・・
という無駄な作業が発生するのは、
日本経済にとっても大きな損失じゃないかなと。。。
わざわざ手続きのやり直しをする人が増えないように、
法務省のウェブサイト上で、もっとわかりやすく、
「即時」や「直ちに」という言葉はNG
「席上」という単語ならOK
と、はっきり書くべきではないかと思いますね。。
ちなみに、取締役会非設置会社の場合は、
どちらにしても、
実印＋印鑑証明が必要になります。
いちいち、申請する管轄法務局に、
このやり方ならないいか？など確認しなくてもよいように、
こういう登記などの、定型のものは、ルールを明確化し
効率化して欲しいものです。
その方が日本経済にとってプラスに繋がる気がします。