今日は、ここ最近ずっと頭の中にあった
「引き継ぎ」について書いてみようと思います。
定年まで、あと1年半。
この時期に入ってから、
なんとなく気持ちが落ち着かない日が増えてきました🌿
自分の仕事を最後まできちんとやり切りたい。
それはもちろん大前提としてあります。
でも、それと同じくらい大きかったのが、
後任へどう引き継いでいけばいいのかという不安でした。
同じような立場の方なら、
きっとこの気持ち、分かっていただけるのではないかなと思います😌
【引き継ぎで悩んでいたこと】
私が担当しているのは、
会社の従業員に対する健康管理業務です。
定期健康診断の運用、
結果の確認、
必要な面談や報告の流れ、
関係者との連携、
記録の整理など。
こうして並べると、
ひとつひとつは説明できそうなんです。
でも、いざ「引き継ぎ」となると、
何から話せばいいのか分からないんですよね💦
毎日の業務を先に説明するべきなのか。
それとも、そもそもこの業務が会社にとってどういう意味を持つのか、
その位置づけから話すべきなのか。
自分の中では全部つながっていることでも、
相手にとってはそうではないかもしれない。
そこが本当に悩ましかったです。
【作業を伝えるだけでは足りない気がしていた】
ただ手順だけを説明しても、
相手が全体像をつかめていなければ、
「言われた通りにやる」以上にはなりにくい気がしていました。
一方で、考え方や制度の話ばかりしても、
今度は「結局、何をどうすればいいの？」となってしまう。
このバランスがとても難しかったです。
長く担当してきた仕事ほど、
自分の中では自然にできてしまっていることが多いので、
どこまで言葉にして残すべきかも迷います。
気づけば、仕事が終わって帰宅してからも
頭の片隅にずっと引き継ぎのことが残っていて、
なんとなく気持ちが休まらない日が続いていました🍀
【少しラクになったのは「順番」を決めたから】
そんな中で、
「これなら進められるかもしれない」と思えたのが、
説明の順番を4つの層に分ける
という考え方でした✨
4つの層というのは、次の順番です。
① 業務の目的と法的位置づけ
② 年間の流れ
③ 日々の定型業務
④ 例外時の判断基準
最初に見たときは、
すごく特別な方法という感じはしませんでした。
でも、自分の仕事に当てはめてみると、
これが思った以上にしっくりきたんです😊
【まずは「この仕事は何のためにあるのか」を整理】
最初にやったのは、
この仕事の目的を1枚にまとめることでした。
従業員の健康を守るための業務であること。
そして会社にとっても、
安全衛生の一部として継続的に行う必要があること。
そこを言葉にしてみると、
自分の頭の中まで整理されていく感じがありました。
今までは、自分の中では当たり前すぎて
わざわざ言葉にしてこなかった部分です。
でも実際には、
引き継ぎのときこそ最初に伝えるべき土台だったんですよね。
ここが定まると、
その後の話もしやすくなりました✨
【次に、1年の流れを見える形にしてみた】
その次にやったのは、
年間の流れを整理することでした🗓️
健康診断の時期、
結果確認のタイミング、
対象者への対応、
産業医との連携、
社内報告や会議対応。
月ごとに並べてみると、
仕事の波がかなり見えてきます。
「あ、この時期はこれが重なるな」
「ここは前倒しで準備しておいた方がいいな」
そんなことも自然と見えてきました。
これを作ったことで、
後任が1年の流れをイメージしやすくなるだけでなく、
私自身も「今どこまで整理できているか」が見えるようになりました😊
【日々の業務は「手順」だけにしない】
そのあとで、
日々の定型業務をひとつずつ整理していきました。
ここで意識したのは、
単なる手順の羅列にしないことです✍️
たとえば、
なぜこの確認が必要なのか
このタイミングで誰に共有するのか
ここを見落とすと後で何が困るのか
そういった背景も、
短くてもいいので添えるようにしました。
これを入れるだけで、
ただの作業メモではなく、
意味の分かる資料になっていく感じがありました。
やることだけではなく、
なぜそうするのかまで残す。
これが思っていた以上に大事でした🌿
【いちばん大事なのは「例外時の判断」だった】
そして、整理を進める中で
いちばん大事だと感じたのが、
例外時の判断基準でした⚠️
通常の流れで進む仕事は、
ある程度手順で追うことができます。
でも実際の現場で難しいのは、
予定外のことが起きたときなんですよね。
判断に迷うケース。
急ぎで動かなければいけないケース。
どこまで共有すべきか悩むケース。
こういう場面こそ、
後任が不安になりやすいところだと思います。
私自身も、これまでは
その都度経験の中で判断してきました。
でも、後任に本当に必要なのは、
こういう勘どころの部分なんだなと感じました。
だから今は、
こういう時は一人で抱えず、この段階で相談する
このケースはまず事実確認を優先する
迷ったらここに立ち返る
というように、
判断の目安も残すようにしています😊
【後輩への説明で感じた変化】
実際にこの順番で後輩に説明し始めてみると、
反応が今までとかなり違いました。
最初に全体像があるので、
細かな話に入っても置いていかれにくいようなんです。
それに、質問の内容も変わってきました。
「これはどう処理しますか？」
という質問だけではなく、
「この対応は、どういう考え方で判断しているんですか？」
という聞き方が増えてきたんです。
これは私にとって、かなり大きな変化でした✨
単に作業を渡しているのではなく、
役割そのものを引き継いでいる感覚が出てきたからです。
自分がやってきたことが、
少しずつ次につながっているような気がして、
気持ちの面でも救われました。
【気持ちが落ち着いてきた理由】
何より大きかったのは、
自分の気持ちが少し落ち着いてきたことです🍀
以前は、やるべきことが多すぎて、
どこから手をつけても中途半端になりそう
ちゃんと間に合うだろうか
漏れが出たらどうしよう
そんな焦りがずっとありました。
でも、この4つの層に分けてからは、
今日は全体像を整える
今週は年間業務を整理する
来週は例外対応をまとめる
というふうに、
区切って進められるようになりました。
「全部やらなければ」ではなく、
「今日はここまで進めればいい」と思えるだけで、
気持ちの負担がかなり違いました😊
【完璧を目指しすぎなくていいのかもしれない】
引き継ぎ資料というと、
最初から完璧なものを作らなければいけないような気がしていました。
でも実際には、
全部を最初から細かく書ききる必要はないのかもしれません。
大切なのは、
相手が迷わない順番を作ること。
全体像が見えれば、
日々の業務も、
判断のポイントも、
少しずつ渡していける。
そう思えるようになってから、
引き継ぎに対する見え方が少し変わりました🌿
【同じように悩んでいる方へ】
もし今、
長く担ってきた業務の引き継ぎで悩んでいる方がいたら、
まずは「何を全部書くか」よりも、
「どんな順番で伝えるか」を考えてみると、
少し進めやすくなるかもしれません😊
私自身もまだ途中ではありますが、
「何をどう残すか」が見えてきたことで、
定年までの時間を少し前向きに使えるようになってきました。
引き継ぎは、
仕事を手放すための作業ではなく、
自分が積み上げてきたものを
次につないでいく大切な仕事なんですね✨
同じような立場の方の参考に、
少しでもなれたらうれしいです。
【あとがき】
定年前のこの時期は、
仕事の整理だけでなく、
気持ちの整理も必要なんだなと感じています。
焦る日もありますし、
「これでいいのかな」と迷うこともあります。
でも、一歩ずつでも形にしていけば、
ちゃんと前に進めるんだなと思えるようになってきました😊
私もまだ途中。
だからこそ、同じように頑張っている方と
この気持ちを共有できたらうれしいです。
