仕事で英語を使っていて、
予定より遅れていることや、
問題が起きたことを伝える時、
つい前置きを長くしてしまうことはありませんか？😊
例えば、
背景を説明して、
状況を説明して、
経緯を説明して、
最後にようやく
“The delivery will be delayed.”
と伝える🌿
もちろん、
背景を説明することは大切です。
でも、
相手がまず知りたいのは、
「何が起きたのか」
です😊
特に、
遅延
トラブル
予定変更
リスク
のような内容では、
問題
↓
影響
↓
次のアクション
の順番で伝えると、
かなり分かりやすくなります🌎
例えば、
“The delivery will be delayed by two days.”
と最初に伝える🌴
そのあと、
“This may affect the customer’s installation schedule.”
と影響を説明する😊
最後に、
“We’re working with the supplier and will confirm the revised date by noon.”
と次のアクションを伝える🌿
これなら、
何が起きた？
どんな影響？
次にどうする？
がすぐ分かります🌎
英語では、
悪いニュースほど、
遠回しにしすぎると
相手が状況を理解しにくくなることがあります🌴
例えば、
“There have been some unexpected issues with the supplier…”
から長く話し始めるより、
“The shipment is delayed.”
とまず事実を伝える😊
そのあとに、
“because of an issue at the supplier’s warehouse.”
と理由を足す方が、
聞き手は状況を整理しやすいです🌿
僕自身も仕事で英語を使う時は、
難しい内容ほど、
「結局何が起きている？」
を最初に一文で伝えることを意識しています🌎
例えば、
“We won’t be able to meet Friday’s deadline.”
これがまず問題です🌴
次に、
“The customer requested additional changes yesterday.”
と理由や背景を説明する😊
そして、
“We’re reviewing the new requirements and will propose a revised schedule this afternoon.”
と次の行動を伝えます🌿
この順番なら、
相手は最初の一文で状況を理解できます🌎
また、
悪いニュースを伝える時に
大切なのは、
必要以上に強く言うこと
ではありません🌴
短く、
事実ベースで伝えればOKです😊
例えば、
“We have a problem.”
だけだと少し強く聞こえることがあります。
そんな時は、
“We’ve identified an issue with the current schedule.”
のように言えます🌿
また、
“There is a delay.”
より、
“The project is running about three days behind schedule.”
と具体的に言う方が、
状況が伝わりやすいです🌎
ポイントは、
曖昧にしすぎないことです🌴
例えば、
“We may have a small timing issue.”
だけだと、
どれくらい？
何に影響？
と相手が分かりません😊
でも、
“The testing phase is two days behind schedule, so the launch may move from Monday to Wednesday.”
なら、
かなり具体的です🌿
さらに、
“We’ll confirm the final launch date tomorrow morning.”
と次の確認時期を足せば、
相手も待ちやすくなります🌎
仕事では、
悪いニュースそのものより、
「状況が見えない」
ことが不安につながる場合があります🌴
だから、
問題
＋
影響
＋
次のアクション
をセットで伝えることが大切です😊
例えば、
“We found an error in the report.”
問題🌿
“It affects the figures on pages 3 and 4.”
影響🌎
“We’re correcting it now and will send the updated version by 2 p.m.”
次のアクション🌴
という感じです😊
また、
“The customer has postponed the decision.”
問題🌿
“This means the contract will not close this week.”
影響🌎
“We’ll meet with them again on Monday and update the forecast afterward.”
次のアクション🌴
この形は、
会議でもメールでも使えます😊
メールなら、
冒頭に問題を一文。
そのあと影響。
最後に対応を書く🌿
例えば、
“The launch date will move from October 5 to October 8.
This is due to a delay in final testing and may affect the customer training schedule.
We are adjusting the plan now and will share the updated timeline by tomorrow morning.”
という流れです🌎
長い文章でなくても、
必要な情報は十分伝わります🌴
今日からできる小さな練習は、
悪いニュースを一つ想定して、
①何が起きた？
②何に影響する？
③次に何をする？
を英語で一文ずつ作ることです😊
例えば、
①“The meeting has been postponed.”
②“This will delay the final decision.”
③“We’ll reschedule it for early next week.”
🌿
あるいは、
①“The system is currently unavailable.”
②“Users cannot access the reporting page.”
③“The technical team is investigating and will provide an update within an hour.”
🌎
という感じです🌴
難しい単語は必要ありません😊
大切なのは、
問題を隠さず、
でも必要以上に感情的にならず、
事実と次の行動を整理して伝えることです🌿
英語で悪いニュースを伝える時は、
長い前置き
↓
最後に問題
ではなく、
問題
↓
影響
↓
次のアクション
の順番を意識してみてください🌎
相手が知りたい情報を先に出すだけで、
仕事のコミュニケーションはかなり分かりやすくなります😊
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