この記事は、前回に続いて
忙しい毎日から解放されるための
実用的なタイムマネジメントについて
お伝えしていきます。
自己啓発セミナーなどで教えられる
「緊急度と重要度を分析して、
優先順位をスケジュールに落とし込む」
という古き好きタイムマネジメントは
それはそれで価値があるものです。
ですが、この方法の問題は
労力が大きすぎる、ということと、
変化のスピードに対応しにくい点です。
気合が入ってて、自制心があって、
フルパワーで仕事をこなしている状態の時なら
このタイムマネジメントも実践できます。
でも、
少しでも頑張れなくなったり、
変化のスピードが上がると
実践できなくなってしまうんですよね。
僕が今回語っていくのは、
昔よりも圧倒的に情報のスピードが早くなり、
昨日までの常識が今日の非常識に
成り代わる現代に生きる僕達が、
「いかにして楽に快適に事を進めていくか」
に重点を置いた現代式のタイムマネジメントです。
いつも言っていますが、
僕はかなりの怠け者です。
やる気も集中力も長続きしない上に、
能力も才能も、経験も飛び抜けたものが
あるとは思っていません。
面倒くさいことが嫌いだし、
自制心も自律心も強くありません。
・・・それでも、人生はうまく行かせたい（笑）
快適で自分が理想とするような生活を送りたい。
そんな欲張りな思考から、
このタイムマネジメントは生まれました。
僕と同じように
「ずっと気張ってはいられないけれど、
自分が頑張れる範囲の行動で、
最大限のリターンを得たい」
という都合のいいことを望む方には必見の内容です。
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本文
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今回は情報社会の中で生き抜くための
時間管理術の後半をお話していきます。
要は、
・めちゃくちゃ忙しい人が
・時間の拘束から解放される
ための方法です。
さて、前回ご紹介した
「緊急度と重要度のマトリクス」
のワークはやってみましたか？
実際に手を動かしてみる事を通して、
緊急度・重要度の指標（ものさし）を
体感的に身につけることが出来ます。
面倒くさがらずに、期間をあけて
3〜5回はやってみてくださいね。
それだけ集中的にやれば、
自分のものさしが出来るはずです。
「自分のものさし」
が出来ると何が良いかというと、
沢山のタスクが目の前に散乱していても、
ぼーっと眺めているだけで、ある程度
どれをどの順番で手を付ければいいかが
直感的に見えるようになります。
ここまで来ればもうOKです。
※時間が経つと感覚がズレてきますが、
半年に一回くらいのペースでワークすれば、
ばっちり補正できます。
ここまでは、古き良き
タイムマネジメント手法のお話でした。
では、今日はいよいよ
「情報化時代の時間管理術」
をご説明しましょう。
インターネットの発達にともなって
情報と忙しさが加速度的に増える
現代社会を、いかにサバイバルするかという方法論です！
その方法とは、
『タスクをメモ帳に書く』
という方法です。
・・・
がっかりしましたか？（笑）
簡単すぎると感じるかも知れませんが、
効果的な方法はいつもシンプルなものです。
（”LESS IS MORE”です。）
もちろん、ただ小さいメモ帳に
書けばいい訳ではありません。
効果的に時間を使うためには
以下の３つのポイントを踏まえることです。
・捨てる勇気を持つ
・20:80の法則
・「今日、一日の区切りで生きよ」
一つひとつ解説していきましょう。
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捨てる勇気を持つ
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前回お話しした
岩と小石と砂粒の例で分かるように、
砂粒（どうでもいい事）を
バケツ（人生）に入れていると、
岩（大事なこと）が入れられなくなります。
まず最優先で、岩を入れることです。
そのためには、率先して
小石や砂粒を捨てしまう事が先決になります。
僕は自宅では集中できないので、
よくスタバに仕事をしに行きます。
集中して読書や作業したい時に
カフェに行くことがあるって人は
多いんじゃないでしょうか。
ではなぜカフェが集中できるかというと、
「余計なものがないから」ですよね。
自宅にあるような、テレビも漫画も、
冷蔵庫も、ベッドもお菓子もない（笑）
僕の場合、目の前にあるのは
テキストエディタだけ。
文章を書くしかできない。
だから集中出来るんです。
（YouTubeを見るのを我慢する
くらいの自制心は必要です。）
家で目の前にテレビがあると、
ついついスイッチつけちゃいませんか？
観たいものがあるわけでもないのに、
ぼーっと時間を浪費してしまうので、
僕は１５年ほど前から、家にテレビを置いていません。
「どうやって情報得てるの？」って言われますが、
SNSを見たり、たまに検索していれば、
必要な情報は十分手に入ります。
人の意志は弱いものです。
ボーっとしていると、楽な方へ楽な方へ
流されてしまいます。
人間は理性的な様に見えて、
そこまで器用に出来ていません。
だからまずは
「重要でないもの」を意図的に
捨てる事が大事なんです。
では続いて、
「何を捨てて、何を残すのか」
という判断基準についてご説明します。
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20:80の法則
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「20:80の法則』を聞いたことはありますか？
ヴィルフレド・パレートという
経済学者が発見した法則で、
『経済社会における富の分布は、
20％の高額所得者の元に、社会全体の8割の富が集中し、
残りの2割の富が80％の低所得者に配分される。』
というものです。
これは所得以外の分野にも応用できて
Wikipediaではこのような例が挙げられています。
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・ビジネスにおいて、売上の8割は全顧客の2割が生み出している。
よって売上を伸ばすには顧客全員を対象としたサービスを行うよりも、
2割の顧客に的を絞ったサービスを行う方が効率的である。
・商品の売上の8割は、全商品銘柄のうちの2割で生み出している。
・売上の8割は、全従業員のうちの2割で生み出している。
・仕事の成果の8割は、費やした時間全体のうちの2割の時間で生み出している。
・故障の8割は、全部品のうち2割に原因がある。
・プログラムの処理にかかる時間の80%はコード全体の20%の部分が占める。
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つまりは、全体の20％が80％の成果を
生み出しているという法則です。
例を読んでみて、納得感がありますよね。
この法則に則って考えると、
「タスクを実行する事の成果の8割は、
リスト全体の2割のタスクが生み出す。」
と言えます。
つまりは、タスク全体の80％は
実は「報われないタスク」
だったということです。
『いやいやそんなことないでしょう。』
と思うかもしれませんが、
実際に80％を無視してみると
この事実の凄さが身に沁みて分かります。
『なんだ、全部やらなくて全然大丈夫じゃん（笑）』
って気付くはずです。
考え方をあらかたお伝えしたところで、
重要でないものを捨て、
上位20％の重要事項を洗い出す
具体的な手順についてお話していきます。
※僕が推奨する型ですので、
一度この通りにやってみて
自分がやりやすいように
アレンジしてみてください。
１）、タスクを全て書き出します
これは前回と同じですね。
２）、タスクの数を数える
大きいタスクも小さいタスクも合わせて
全部で何個のタスクがありましたか？
３）、２）の数を5で割る
この作業があなたが
本当にするべきタスクを見つけてくれます！
例えば、２）で書き出したタスクが
80個あったとすれば、
80÷5＝15個＝（上位20％の数）
となります。
４）、３）の数のタスクをピックアップ
80個の中から、重要な順に15個を選びます。
５）、それ以外のタスクはやりません。
残った65個のタスクは、
「やっても報われないタスク」です。
塗りつぶして放置しましょう。
※他者が関わるのタスクの場合は、
他の担当者を見つけて振るか、
早急に関係者各位に「やらない」旨を
伝えましょう。
（これをやらないと、成果と信用に大きな支障をきたします。）
ここまです！
１）〜５）の作業で、
タスクリストから、小石と砂粒が消え去りました！
手元に残るのは、岩か大きな石だけです。
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「今日、一日の区切りで生きよ」
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この「今日、一日の区切りで生きよ」
という項目のタイトルは
デール・カーネギーの名著
「道は開ける」の第一章から取りました。
人は、まだ起きてもいない未来の不安や
もう過ぎ去ってしまった過去の後悔に気を揉んで
「今日」を生きるパワーが削られてしまいがちです。
ですが、僕達が生きているのは
「今、ここ」であり過去でも未来でもありません。
僕たちは、今日を充実させることでしか
未来を拓くことは出来ないんです。
自分の持てるエネルギーを、
今日に集中させるために、
この項目では、
20:80の法則で洗い出した
岩と大きな石のリストを
更に厳選していきます。
先ほどの例で言うと15個が
本当の重要事項でしたね。
この中から、
「今日実行する事」だけを抜き出して、
手のひらサイズのメモ帳に書き写します。
この小さなメモ帳が、システム手帳代わりになります。
（※携帯のメモアプリでも出来ますが、
紙のメモ帳の方がおすすめです。）
今日の重要タスクが2つあるとすれば、
他の13のタスクには今日は手を付けません。
差し込みの仕事や、新しいタスクが
発生すれば随時対処しますが、
あくまで最初に決めた
2つのタスクを最優先で処理します。
なぜなら、決めた2つのタスクさえこなせば、
今日一日の仕事の成果は80点確実だからです。
これって凄いことだと思いませんか？(^^)
この考え方を取り入れてから、
僕の毎日は、時間に余裕が出来て、
しかも仕事の成果が
安定して上がるようになりました。
・捨てる勇気を持つ
・20:80の法則
・「今日、一日の区切りで生きよ」
この3つのポイントを抑えて、あなたも
「忙しい毎日」からの脱却をはかってくださいね！
※何か質問があればお気軽にメッセージやコメントをしてくださいね。
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