ビジネスアシストがご提供しているサービスの一つに、
「内線感覚取次ぎ」があります。
ビジネスアシストでお受けしたお電話をまるで内線のように
会員様のご指定の電話番号へお取次ぎするサービスです。
お名前やご用件をお聞きしてお取次ぎしますが、
すぐにお電話をかわれない場合は、ご指示の通りにお客様へご案内いたします。
もし、移動中や会議中などで会員様がビジネスアシストの呼出しに応答できない場合は、
事前にご指示いただいた基本対応に沿ってこちらで対応いたしますのでご安心ください。
私は取次の際に、直接会員様のお声が聞けて
会員様のお仕事の雰囲気を感じることができるので
緊張感もありつつ、ワクワクして対応しています。
1、お客様のお名前やご用件は正確にお聞き取りし、
取次ぐ際は、会員様に一度で聞き取っていただけるようにはっきりとお伝えすること
お客様が早口だったり、社名が長くわかりづらいことがありますが、
こちらではっきりとお伝えできれば、会員様に聞き取っていただく際の負担も軽減できます。
2、会員様がどのような電話かすぐに把握していただけるよう
簡潔にわかりやすくご用件をお伝えすること
例えば、初めてお電話くださったお客様の場合、
名前からお伝えするよりも、HPをご覧になった新規のお客様という
情報を先にお伝えしたほうが、分かりやすいと思います。
ご用件をお伝えすることで会員様も私たちに対応指示を出しやすくなります。
3、事前にご連絡頂いたスケジュールをしっかり確認すること
〇時～〇時は、会議があるので取次ぎしないなど、
スケジュールが決まっていたら間違えてお呼出ししないよう気をつけています。
取次のお電話は、会員様の状況や問合せ内容によって対応が変わる為
柔軟な応対力が求められます。
会員様のご状況に合わせた細やかな対応ができるのは
ビジネスアシストの強みだと思います。
（電話秘書スタッフ 田村）
