用件を伝えるときは、伝えたいことや結論などを
最初に簡潔に伝えることが効果的だそうです。
複雑な内容を口頭で伝える場合は、
伝えるべきことの概要をあらかじめまとめておいて、
それを冒頭で伝えます。
また、話の順番を事前に考えておくことも重要です。
少しの準備で伝わり方が大きく変わります。
聞き手は、相手が何を伝えたいのか推測しながら聞いているため、
話し手としての配慮が必要、とありました。
会員様へのメールや、お取り次ぎの時には
用件をまとめてから報告していますが、
あらためて、わかりやすい報告の大切さを感じました。
日々の報告はもちろんのこと、
クレーム等で早急に確認が必要なことがあります。
そのようなときも、準備をしてから話したほうが
相手に伝わりやすいですし、落ち着いて話せると思います。
仕事にかぎらず、家族や友人にもそのような伝え方を
心がけていきたいです。
（電話秘書スタッフ 田中）