ビジネスメールにはさまざまな要件がありますが、どのような場合でも、相手を不快にさせてはいけません。そのときに、有効なのが、「クッション言葉」です。
ひと言加えるだけで、言い方がソフトになる魔法の言葉です。
覚えておくと便利なクッション言葉を、使用例とともにまとめたので、参考にしてください。
※（ ）内がクッション言葉です）。
〈依頼する場合〉
・（差し支えなければ）、ご都合をお教えください
・（お手数をおかけしますが）、ご検討をお願い申し上げます
・（恐れ入りますが）、少々お待ち下さい
・（大変恐縮ですが）、調整をお願いいたします
・（ご面倒をおかけしますが）、ご回答をお待ちしております
・（可能であれば）、変更をお願いいたします
〈断る場合〉
・（申しわけございませんが）、ご遠慮いただけませんか
・（大変残念ですが）、訪問することができません
・（せっかくではございますが）、今回は欠席させてください
・（あいにくですが）、その日程は予定が入っております
〈反論する場合〉
・（お言葉を返すようですが）、承服しかねます
・（その通りですが）、同意しかねます
・（おっしゃることは理解できますが）、プランの実現は難しいと思います
〈ネガティブな事柄などを報告する場合〉
・（大変申し上げにくいのですが）、Ａ社の案件を失注しました
・（誠に勝手ながら）、その日はお休みをいただいております
・（あいにくですが）、ほかの電話を受けております
人は正面から反論されたり、攻撃されると身がまえてしまうものです。
メールという無機質な文字だけでのやりとりだからこそ、このクッション言葉を添えるだけで、相手を直接攻撃するような強さが和らぎます。
ぜひ、これらのクッション言葉を効果的に活用して、良質なコミュニケーションをとるように心がけなくてはいけません。
17冊目、｢バズる文章｣のつくり方（WAVE出版）を上梓しました。
尾藤克之（BITO Katsuyuki）
コラムニスト、著述家、明治大学客員研究員