企業の取引として、後々の紛争やトラブルを防止するためには、契約書を作ることが有効です。
しかし、様々な事情で契約書を作ることができないという場合もあるでしょう。
そのような場合には、後々の紛争やトラブルを防止するためにどのような対策が考えられるでしょうか。
＜目次＞
１．契約書は何のために必要か？
２．契約書を作ることができない場合とは？
３．契約書を作れないときの対処法
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１．契約書は何のために必要か？
様々な取引なので、契約書を作ることが大切だと言われますが、そもそも契約書は何のために必要なのでしょうか？
この点、民法５２２条で、契約は当事者の意思表示のみで成立し、一定の例外を除いて、契約の成立要件として、契約書等の書面を作る必要はないことが規定されています。
そもそも契約というのは、我々の日常生活の中でありとあらゆるものが含まれます。
それこそ、スーパーやコンビニで買い物をするのも契約ですし、建設会社が取引先から工事を受注して施工することも契約です。
当たり前ですが、スーパーやコンビニで買い物をする際に、一々契約書など作らないのが通常です。
その場で商品の売り買いをして代金を払いますし、金額もそれほど大きくありませんので、そもそも契約書などというものを作成する必要性が乏しいからです。
しかし、これが高額の取引であったり、たとえば売買でも目的物の受渡しと代金の支払いの時期がずれていたりする場合はどうでしょうか？
このような取引では、確実にそのような内容の契約を結んだという証拠を残しておかないと不安ですよね。
このように、契約書というのは、後日契約内容をめぐって紛争やトラブルになる可能性をできるだけ排除するための証拠作りとして、一定の取引では作成しておく必要があるのです。
２．契約書を作ることができない場合とは？
しかし、私も中小企業法務を担当していてよくわかりますが、実際には、中小企業の取引では契約書が作成されないことが意外と多いものです。
それにはいくつかの理由があります。
まず、その業界の長年の取引慣行のようなものがあります。
たとえば、継続的に同じ取引先と長年にわたって取引をしているような場合、契約書など作らなくても、今までは何のトラブルも発生していなかった。
今さら契約書を作ってくれと取引先にいうと、何だ、うちのことを信用できないのかというように捉えられ、取引先との信頼関係に傷がつきかねないというケースがあります。
さらに、取引先との間で力関係があるような場合です。
たとえば、元請けから仕事を受注する下請けや孫請けの場合で、元請けからの仕事に依存しているような場合は、元請けとの間に力関係が明確です。
このようなケースでは、なかなか元請けに対して契約書を作ってくれと要求することが難しい、下手なことをいって元請けの機嫌を損ね、仕事を切られてしまったら不安だということがあると思います。
それから、取引の頻度が非常に頻繁であり、一々契約書を作ることが煩雑であるという場合や、契約書に貼らなければならない印紙代を節約したいというようなケースもあるでしょう。
このように、法律家は契約書を作れと言いますが、中小企業の取引の現実としては、なかなかそうもいかない事情があるものです。
３．契約書を作れないときの対処法
それでは、このように取引について契約書を作ることができないというときに、後々の紛争やトラブルを防止するための方法はないものでしょうか。
上記で述べたように、契約書というものは、あくまでそのような内容の契約を当事者間で結んだということを証明する手段に過ぎず、契約の成立要件ではありません。
ですから、簡単に言えば、契約書がなくても、その他の手段で契約の内容を証明できればよい、ということになります。
たとえば、工事の請負契約であれば、契約書はなくても、見積書や発注書、請求書などである程度契約の内容を証明することができます。
また、取引先との間で、ＦＡＸやメール、ＳＮＳなどでやり取りするケースも増えています。
このＦＡＸやメールやＳＮＳのやり取りも、契約内容に関して文字情報が残るという意味で重要な証拠になりますので、これは必ず保存しておくようにした方が良いでしょう。
また、第三者が絡んでいるようなケースでは、この第三者に契約内容についての証人になってもらうという方法もあります。
契約書以外の方法で契約内容を証明するときに、注意しなければならないことがあります。
それは、最低限の契約内容をきちんと表示するということです。
具体的には、上記のような請負契約であれば、請負代金額、支払い条件、工事の内容、工事の納期などは明確にしておくべきです。
取引先とメールやＳＮＳでやり取りをしているような場合は、確認のためという名目で、事前にこうした契約内容を明確に記載して相手方に送っておくというのも有効だと思います。
様々な事情により契約書を作れないという場合は、とにかく契約内容を証拠として残す方法を考えるということが、非常に重要になります。
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【編集後記】
今朝は朝一で立川の裁判所へ。
その後は顧問先に行って今は事務所です。
朝はとても寒かったですが、お昼頃は日差しが少し暖かい感じがしました。