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ビジネスマンは平均で1日20通以上のメールを送るという統計もあるけど、それだけ頻繁に行う作業だからこそ、「誤送信」のリスクはつきものだ。社内メールならまだしも、もし取引先などの外部に送るメールに社外秘のファイルを添付してしまったら…、考えただけでも恐ろしい。電子メールは、データ送信の仕組み上、一度「送信」してしまったら基本的にキャンセルできない。だが、条件によっては誤送信メールを取り消すことも不可能ではないのだ。
そのひとつが、自分と送信先がともに「Microsoft Exchange（メールを利用した企業用連携通信サーバー）」のメールアドレスを使用しているケース。日常的に「Outlook」を使ってメールやスケジュールの管理・同期をしている人同士のやり取りなら、キャンセルできる可能性が高い。まず、自分の「送信済みフォルダ」を開いて取り消したいメールを選び、アクションメニューから『メッセージの取り消し』を選択すると、相手の受信トレイからメールを削除できる。
もうひとつは「Gmail」を使っている場合だ。あらかじめ「設定」→「Labs」から『送信取り消し』の追加機能を有効にしておくと、「送信」してから30秒以内であれば、画面に表示される「取り消し」をクリックするとメールをキャンセルできる。送り先のメール環境には関係なく、送った直後にミスに気づければ、トラブルを回避できるわけだ。
そのほか、最近ではメールを送る際に宛先アドレスや添付ファイルなどの内容を再点検しないと「送信」ボタンが押せなくなる『誤送信防止ソフト』も市販されている。トラブルを水際で避ける方法を覚えておきたいものだ。
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