今日は技術ブログから発展して、韓国発の「UCWORKS」について書いていきます。
※本記事は広告です。
もくじ
４．UCWORKSの主な特徴③ ユーザ環境に合わせたサービス
５．まとめ
１．UCWORKSとは
UCWORKSは、企業向け（BtoB）オールインワン コミュニケーションツール（グループウェアツール）である。
UCWAREという、15年の歴史を持つ韓国のソフトウェア開発企業が提供している。
UCWORKSは主に韓国国内で使用されているが、来月（2022年12月）に日本でも販売開始が決まっている。
韓国製ソフトウェアというと日本では意外となじみが無いように思うが…
そもそも韓国は世界的に見てもIT大国の１つ。
国際経営開発研究所（IMD）のデジタル競争力ランキング（2020年）でも、
トップテン入りを果たして8位である（日本は27位）。
ちなみに、LINEの起源が韓国であることをご存じの方も多いと思う。
そんなIT大国の韓国で支持されている、企業向けコミュニケーションツール製品が、
今回の記事のテーマ「UCWORKS」である。
韓国では、国の省庁や地方自治体など、公共機関の約40％が利用している他、
韓国の名だたる大企業の数々、信頼性が特に求められる大手金融機関、
さらには緊急災害対応システムにまで使用されている。
UCWORKSは、まさに韓国のコミュニケーションツールを代表するような製品なのだ。
そして前述の通り、今年（2022年）12月に、
UCWORKSはついに日本でも販売されることが決まっている。
せっかくなので、本記事では、UCWORKSの主な特徴を３つに絞って説明したい。
２．UCWORKSの主な特徴① オールインワンの機能提供
UCWORKSは、ビジネスをするうえで必要となる様々な機能を、オールインワンで提供してくれる。
様々な機能とは、例えば、チャット、メール、電話、テレビ会議、スケジュール確認、ファイル共有、TODO管理、組織図管理や部署の連絡先管理などなど…、
組織内外のコミュニケーションや、組織運営で必要となる各種システムのことである。
UCWORKSでは、これら様々な機能を、一括して利用できるようになっている。
すなわち、メールを見るためにメールソフトを開き、
同時にチャットアプリを立ち上げ、
チームメンバーのタスク進捗をホワイトボードで確認し、
経理部に問い合わせるため部署の電話番号のリストをExcelで確かめて、電話の受話器を持ち上げる…、
といった煩わしさから解放され、「UCWORKS」１つを起動すれば万事対応可能ということである。
しかもUCWORKSは、PC起動とともにアプリが立ち上がるように初期設定されているため、
「UCWORKSを起動する」という行動の手間さえも省けるのだ。
そのためUCWORKSを利用すれば、コミュニケーションや業務にかかる無駄を節約し、
本来注力すべき事柄に全力を注げるようになる。
では具体的に、UCWORKSにはどのような機能が備わっているのだろうか。
以降、一部ではあるがUCWORKSの機能を紹介する。
ありそうでなかった、『組織図』
世の中に多数存在するコミュニケーションツールと比べても、
UCWORKSだからこそあると言える機能の１つが、組織図である。
組織図を開くと、各部署が階層構造で表示されており、組織構造はもとより、
どの部署に誰がどのような役職で所属しているのか、一目でわかるようになっている。
さらに、各人のステータス情報（オンラインや不在など）も明示される（図１）。
図１ 組織図のイメージ
組織図の機能を活かせば、「各部署の部長にメッセージを送りたい」、
「○○課のAさんに、今連絡をとれそうか確認したい」といったことが即座にでき、
業務を円滑に進められるようになっている。
また、組織図からユーザを選び、チャットやメッセージ（メール）送信、
当該ユーザの画面遠隔操作（リモートコントロール）なども行える（図２）。
図２ 組織図からユーザを選んで各種操作を実行可
『メッセージ』は機能豊富なメール
ビジネスのコミュニケーション方法の代表といえば、メール。
UCWORKSでは、わざわざメールアプリを別途開いたり、宛先をユーザ毎に手動登録したりすることなく、シームレスにメールを送受信できる。
ファイル添付や文字装飾、送信予約などを直感的に利用できるのも、ユーザ目線で嬉しいところ。
動画１ メール作成イメージ
もちろん『チャット』機能も
昨今のコミュニケーションツールで、無くてはならないチャット機能も、もちろん存在する。
１：１でのチャット、複数人でのチャットの両方が可能で、
通知や既読確認といった基本機能は当然のこと、
ファイル共有やビデオ会議の開始、チャットメンバーへのアンケート作成、
チャット内容のテキストファイルへの書き出し機能なども備わっている。
図３ 通常のチャットイメージ
図４ ビデオ会議やファイル共有も可能
図５ チャットメンバー向けのアンケート作成
リアルタイムの『翻訳』で言語の壁をなくす
グローバルにビジネスを進めるうえで欠かせないのが、言語の問題。
しかし、頑張ってビジネス英語やその他言語を使おうとしても、
日本語の時よりはどうしてもスピードが落ちてしまい、
結局翻訳エンジンなどに頼る人は多いのではないだろうか。
UCWORKSは、アプリ内に翻訳機能が整備されている。
従って、本文をコピぺして翻訳して…といった手間が不要となるうえ、
インターネットの翻訳サイト上に貼り付けることへのセキュリティの心配もない。
図６ 日本語で書かれたメール
図７ 翻訳言語の選択
図８ 瞬時に翻訳
ちなみに翻訳機能については、私も仕事で言語の壁に時々ぶち当たるので、
実際にUCWORKSを使ってみて、個人的に感動した機能の１つだったりする。
アプリで『電話』も完結
UCWORKSには、電話（音声通話）の機能も完備されている。
UCWORKSの電話機能を利用すれば、
外出先から社内に報告の電話を掛ける、他チームの人にちょっと電話で相談する、
といったことが気軽に行える。
電話はユーザ個別に紐づいているので、
わざわざ社内電話帳を別途開いて相手方の内線を調べたり、
部署共通の電話に掛けたうえで、話したい相手を呼び出したりする手間が無い。
また、掛ける前に相手方のステータス（オンライン、不在等）も確認できるので、
「今は電話に出られなさそうだから、後で掛けよう」といった判断も事前に可能だ。
図９ 電話発信
『テレビ会議』
UCWORKSには、テレビ会議の機能も存在する。
コロナ後ますます需要が高まっているテレビ会議。
毎日何度も参加している人も多いのではないだろうか。
UCWORKSであれば、テレビ会議用のアプリをわざわざ別途立ち上げることなく、
テレビ会議をすぐに設定したり、参加したりできる。
図１０ テレビ会議の予約設定
動画２ テレビ会議（１：１の場合）のイメージ
※UCWORKS公式サイトの紹介動画から対象箇所をお借りしました
さらに、テレビ会議にも、リアルタイムで言語翻訳できる機能が備わっている。
メール等の既存文書を翻訳するのみならず、会話も翻訳してくれることで、
言語の壁を乗り越えて、意思決定を素早く行うことができる。
外国人とのコミュニケーションにおいて、UCWORKSの翻訳機能を使わない手はないだろう。
図１１ 音声翻訳の設定
ちなみに、UCWORKS上のビデオ会議機能だけでなく、Zoom会議も起動できるようになっている。
図１２ Zoomもワンクリックで連動
『プロジェクト』でチームのタスク管理
「プロジェクト」を追加し、プロジェクト毎にタスク（業務）を必要なだけ追加できる。
ステータスや優先度、期限、担当者も一覧化される。サブタスクの追加も可能である。
チーム全体でタスクを可視化して一括管理できるので、
担当者や期限の曖昧なタスクが放置されたまま、後から責任のなすりつけ合い、顧客に迷惑をかけて大騒ぎ…
といった残念な事象も回避できる。
図１３ プロジェクトでタスク管理
また、「ビューの変更」ボタンからは、タスクの一覧方法を変更できる。
図１３のように目録としてタスクを一覧化できる他、
ステータス別一覧化（図１４）やカレンダーとの抱き合わせ表示も可能となっている。
図１４ プロジェクトタスク一覧のビュー変更
ここまで、UCWORKSの豊富な機能の一部を紹介した。
UCWORKS１つで、ビジネスに必要な様々な機能をカバーできることが
お分かりいただけたかと思う。
３．UCWORKSの主な特徴② 強固なセキュリティ
UCWORKSは、官公庁や金融機関を含む多数の大手企業から支持されているだけあって、
セキュリティも強固である。
ここでは、UCWORKSが提供しているセキュリティ対策の一部として、2点紹介したい。
徹底した暗号化
UCWROKSでは、メッセージやファイルのやりとりに、
強固な暗号化プロトコルであるE2EE（End to End Encryption）が用いられている。
E2EEとは、ISP（Internet Service Provider）などにもメッセージの中身を知られることなく、
メッセージの送信者と受信者だけが解読できるような暗号化のしくみである。
通常の暗号化では、ISPなどメッセージの仲介を行うサーバが、
情報を読み取ることが物理的に可能になっている。
※実際は読み取っていないとしても、やろうと思えば読み取れる。従って、ハッカーからの情報詐取の標的になりやすい。
しかしE2EEの技術を使えば、物理的に仲介地点での読取りが不可能となるため、
「メッセージの送信者と受信者だけが当該メッセージを読める」という状態が保障される。
E2EEにより、情報を不正入手しようとするハッカーへ、強力な防御態勢を実現できる。
「暗号化」をうたうコミュニケーションツールは世の中に多数あるが、
どこまで徹底して暗号化しているかは、案外ブラックボックスである。
「なんちゃって暗号化」のせいで、企業秘密が漏洩しては、笑いごとでは済まされない。
その点、E2EEを用いているUCWORKSは、本当の意味で暗号化を実現していると断言できる。
ハイレベルなセキュリティチェック
UCWORKSでは、アクセスログや通信ログ（チャットや送受信履歴等）を取り、
不審な動きをチェックできる。
もちろん、このようなセキュリティチェック機能自体は、他の多くのツールにもあり、
決して珍しいものではない。
UCWORKSですごいのは、”セキュリティチェック”という行為自体にも、
別途ログを採取できる点である。
もしセキュリティ関連のログが詐称されたとしたら。
不正を見逃したり、偽のログに基づいて誤った対応をしたり…と、
より悲惨な状況が引き起こされてしまうのは想像に難くない。
セキュリティチェックが正しく行われていること、
また万が一の時にも正確な情報に基づいて対応できることは、
ビジネスを行ううえで必須なのである。
UCWORKSであれば、
「セキュリティチェック ＋ セキュリティチェックのチェック」という、
より強固な監査が可能となっている。
４．UCWORKSの主な特徴③ 利用環境に合わせたサービス
UCWORKSを導入するにあたって、利用環境は重要である。
一般的なコミュニケーションツールで、
「オンプレが良いのに、クラウドしか対応していない」、
「社内の既存システムとの連携がイマイチ」といったことはよくあると思う。
UCWORKSであれば、運用方式の選択や、各種カスタマイズが可能となっているため、
社内の利用環境に合わせて柔軟に導入できる。
選べる運用方式
UCWORKSの運用方式は、「オンプレミス」、「プライベートクラウド」、「パブリッククラウド（SaaS）」の３つがサポートされている。
求めるセキュリティ要件や既存システムの環境、予算の兼ね合いを踏まえて、適切な方式を選択できる。
|
方式 |
オンプレミス |
プライベートクラウド |
パブリッククラウド |
|
方式詳細 |
社内サーバにUCWORKSをインストールする⽅法 |
社内独自のクラウドベース環境を構成し、利用する方法 |
UCWORKS提供のクラウドサービスを⽉加⼊⽅式で利用する方法 |
|
メリット |
社内サーバを利用するためより強固なセキュリティを実現できる |
社内独自のクラウド環境を活用できる |
初期投資費が安く、月単位で希望期間だけ使用できる |
カスタマイズも可能
UCWORKSは、社内の認証方式や、組織情報、通知、内部システムとの連携など、
社内の既存システムや要件に基づいて、機能カスタマイズが可能となっている。
また、UI/UX面もカスタマイズできる。
ソフトウェア・パッケージを一方的に提供されて終わり、ではなく、
柔軟にカスタマイズできるのも、UCWORKSの魅力の１つと言える。
5.まとめ
ここまで、企業向けコミュニケーションツール「UCWORKS」について紹介してきた。
最後に改めて、UCWORKSの特徴をまとめておく。
業務効率化を実現する、オールインワンのコミュニケーションツール
チャットやメールといった基本ツールはもちろん、電話やビデオ会議、タスク管理もこれ１つ。
組織図や翻訳、リモートコントロールといった便利な機能まで整備。
強固なセキュリティ
徹底した暗号化やセキュリティチェックで安心。
ユーザ環境に合わせて利用可能
運用方式選択やカスタマイズも可能。
UCWORKSは、IT大国である韓国で培われた確かな力を、
日本でも大いに発揮してくれるだろう。
間もなくの販売を楽しみに待ちたい。