管理職の為の手帳術@あや姉です。
管理職のための仕事術・手帳術・マインド
を発信しています。
なんだかミスが頻発してしまっている…
というチームの状況ではありませんか？
例えば、、、
すこしづつ事象は違うんだけど、毎月ミスがある
対策は立てたのに、しばらくするとまたミス発生
異動に伴って担当者が変わったのかミスが出るようになった
この状態に陥ると中々抜けだすのが
難しいんですよね。。。
ミスのフォローでばたついていると、
別のミスが誘発する
チームの雰囲気はイライラ蔓延
みんなが、被害者意識になり突破力が失われ…
おおう。。。
リーダーの立場であればなおさら。
あなたは、
自分を責めてしまっているのではないでしょうか？
わかります～
私のチームもそんな時期がありまして。
思い出すと吐きそうになりますね～
ミスが続いてしまう時。
どうしたら抜け出せるのでしょうか？
そこで今回は、
ミス続きの私のチームの改善事例を解説します。
あくまでイチ事例でありますが、
同じ原因となるケースは多いと思うので、
参考になるのではないかな？と思います
どうやってミス続きから抜け出したのか？
結論から言いますと
業務の年間カレンダー
を作成しました。
まず、なぜチームのミスが続くのか？
原因分析をしてみたところ、
業務が行き当たりばったりになっている
ことがわかりました。
もちろん、
仕事は毎日同じ事案とは限りません。
しかし、同じ部署内の仕事であれば、
仕事のこなし方は原則パターンがある事が多いです。
一方、私のチームでは、
業務に追われるような形で、
毎回毎回ゼロベースで仕事をこなしていたのです。
これは、海図が無い中航海しているようなものです。
そこで、
いつ何をするのか？
どこから情報を得て、どこに引き継ぐのか？
それを
年間カレンダーとして落とし、１年の業務のパターンを見える
ようにしたのです。
なぜカレンダーなの？マニュアルとかでないの？
と疑問があるかもしれません。
なぜかというと、
会社とは４半期タームで動きます。
それは決済内容を社外に報告が必要なためですね。
そういった意味で
年間でみて仕事は一定のパターン化された期日が必ずあるのです。
（そもそも、仕事とは期日と切っては切れないものです。）
よって期日パターンを落とすため
カレンダーという形で作成しました。
また、他部署にも業務カレンダーを渡す事で、
お互いの仕事も見えるようになり、
引継ぎ仕事もスムーズになりました。
「引継ぎ」業務は気を付けないと、
担当者間でどんどんブラックボックス化しがちなのですよね～
この業務年間カレンダーは
新人を迎えたときや、人員異動時の説明にも役立ち、
本当につくって良かったです
いかがでしたでしょうか？
ミスが続いている場合、
原則パターンを見失っているケースは
割とありがちなのではないでしょうか？
比較できる原則パターンがある事で、
仕事は精度が高まります。
ゼロベースからの仕事は時間かかりますし、
何より人によりブレが大きくなりがちです。
こういった事からミスは出やすいのですね。
ぜひ、ご参考になれば幸いです♪
ミスが続くとシンドイですが、そんな時こそリーダー出番。
一緒に業務改善していきましょう
では、次の記事でお会いしましょう
こちらのブログでは、現役管理職のあや姉が、
管理職のための仕事術・手帳術・マインドを発信しています。
よろしかったら、フォローしてまた遊びに来て下さいね
いいね！もいつもして下さり、
ありがとうございます！嬉しいです
はじめまして。はこちらの記事
管理職の方にオススメの記事
仕事術でオススメの記事
Instagramもやってるので、みてね〜