こんにちは。
今日は「話し方改善術」といった話を書いてみます。
80歳過ぎの母親から、電話がかかってくると、いつも伝えることがあります。それは「で、何が言いたいの？」です。
認知症ではないので、そこは心配していないのですが、知っている事、起きた事を全部話そうとするので、話も長くなります。そして、ひどいときは何を伝えたかったか（相談したかったか）わからなくなることもしばしばです。
自分の身の回りで起きたことを頭の中で、巻き戻し再生し、その内容を順番に話している感じです。そして、自分の記憶を思い起こすように何が起きたかを振りかえっているので、途中で思い出し笑いまですこともありますし、話もあちこちに飛んでしまうこともあります。
この、「だらだらと話す」についてお話をしますが、結論は
「PREPのフレームワークを意識して内容を組み立ててから、話しましょう」
です。PREPとは何かは最後にお話しします。
話がダラダラ長いケースは、僕の親子だけでなく、友達でもありますし、仕事でもあります。特に仕事では早い判断・決断を求められることもあるので「簡潔に、要領よく」伝えることはとても大切だったりします。
知っている内容が10あったとして10全てを、時間の都合も気にせずに話し始めたら？ 「早くしろよ！」とキレられたり、そう言われなくても、内心「この人、話長いな。早く終わらないかな？」と思われているかもしれません。相手から、時間という財産を奪っていることは意識しないといけません。
では、「簡潔に、要領よく」とは、具体的にどのくらいなのか？もちろん相手や内容などによりケースバイケースですが、まず「1分以内」を目標にすれば、相手をイライラさせることも少なく、話し終えることができるでしょう。では、どうすれば1分以内で説明できるようになるのか。
どうしても説明が長くなってしまう人には、僕の母親のように「話したいことを全て話そう」とする特徴があります。しかし、説明が足りなければ相手から「もっと詳しく話して」「知っていることを全て説明して」と要求されます。逆に言えば、そういわれてから具体的に話をすればいいと考え、まずは、１分以内で伝えるように考えてみましょう。
●説明すべき部分は10のうち1～2程度で十分
仮に仕事であれば、相手が自分とほとんどの同じレベルで情報を把握しているのであれば、結論だけでもいいくらいです。説明すべき部分は、新たに起きた出来事のうち、自分は知っているが相手が知らない部分、いわゆる「差分」に限られます。
そんなに短くていいのか、背景をバッサリとカットしてもいいのか、と不安になる方もいらっしゃるでしょうが、心配はいりません。もし1分程度で説明した内容が相手にとって不足している場合、うえでお伝えした通り、「相手が質問してくる」からです。
言い換えれば、何が不足しているかは、相手にとって「気になるポイント」そのものです。その部分についてだけ、相手が要求する細かさで説明をすれば、必要最小限かつ相手の満足度を保った状況で説明が終わり、かかる時間も最小化されます。お互いハッピーなわけです。
説明下手な人が陥りやすい欠点は３つあります。
「話の順序を意識していない」
「内容の量を考えていない」
「相手のリアクションを想像していない」
ひとつめは、「抽象→具体」の順番を守れていない、です。つまり、「話の順序」です。
説明する側が話している順序と、聞き手が内容を受け取りやすい、理解しやすい順序にズレがある場合、聞き手は「ダラダラと話している」「何を言っているのかわからない」とストレスが溜まります。
ふたつめは、「内容の量」です。
僕の母親のように、説明の内容が詳細かつ具体的で、膨大な量になることもあります。仮に大事な話だったとしても、急に具体的な話をピンポイントで始めても、相手はまず受け取れません。全体のストーリーの中でその話がどの位置にあるのか、どのくらいの重要なのかがわからないからです。
その際にうまく進めるコツは、「抽象（ざっくりした大枠）」から「具体的な内容へ」という流れを意識することです。さらに、「抽象→具体」と展開した流れを再び「抽象」に戻し、いわば往復することで、伝えたい側も、伝えたかったことを自分自身も確認すると同時に相手にも結論を理解してもらおうと努めます。
警察(110番)や消防(119番)に通報される方は、早く「伝えたい」「来てもらいたい」という焦りから、見たままの状況を断片的に説明し始めます。これだと受けた側は、一刻一秒を争っているのに全体像が素早くつかめません。ですので、「事件ですか？事故ですか？」「火事ですか？救急ですか？」と聞き返します。
まずは「事件か事故か」「火事か救急か」という抽象度の高い情報を最初に聞き取り、その後に具体的な状況を確認し、とるべき行動を絞り込みます。説明もまったく同じです。「説明テーマ」を共有し、具体的な説明に入る前に一通り、抽象度の高い情報を整理して伝えると、聞き手もわかりやすくなります。
３つめは、「相手のリアクションを想像していない」です。
会議や提案の場では相手からより詳細な内容について質問を受ける場合も少なくありません。その際、求められた内容に適切かつ端的に答えられれば、確実に評価は上がります。それも、できれば即答できるようになっているといいでしょう。どんな質問をしてくるのか、何に興味を示し、何に食いつき、何に疑問を抱くのかはあくまで相手次第ですから、全てに対応するのは難しいです。
今日の話をフレームワーク覚えておくといいです。
で、最後になりましたが、「PREP」について、紹介します。
自分の考えを相手に伝える際には、
①要点(Point)
②理由(Reason)
③事例(Example)
④結論(Point)
の順で述べると話がロジカルになって伝わりやすくなります.
会社組織は共通目標、協働意欲、コミュニケーションの3要素からなります。
前2つがあっても互いの考えを正しく伝え合わないと円滑には動いてくれません。例えば、自分の考えを伝える時には、「●●すべきです」と要点（結論）から話をするのがよく、それから「なぜなら・・・」と理由や根拠を具体的に述べるようにします。
さらに、「例えば・・・」と裏付けする事例やデータをあげると分かりやすくなります。そして最後に、「だから〇〇なのです」と、まとめとして結論を述べると伝わる力が高まります
PREPを心がけることで、論理的で説得力のある説明になり、聞き手も理解しやすくなります。例えば、こんな感じで相手が知りたいことから論理的に話します。
①要点(Point)
「私は営業部の人員を3名増やすべきだと思います」
②理由(Reason)
「理由は3つあります。1つは秋の新製品発表会の時に説明員が今の営業部だけでは人がたりません。２つめに、その新商品はうちの主力商品として売っていくには、発表会以降のマンパワーが足りません。そして３つめは、営業人員の高齢化が進んでおり、若手への代替わりをこのタイミングですることで心機一転を図るためです」
③事例(Example)
「例えば、一昨年の秋の発表会は想定以上の来客があり、対応が追い付かず、クレームにもなりました。そして、説明会の名誉挽回をしようとしても営業人員が足りずに、管理者が取引先に出向くことになりました。しかも、営業部の高齢化もあって機動的に動くことができませんでした」
④結論(Point)
「ということで、このタイミングで3名増員しないと後手に回ります」
とこんな感じでまとめれば、相手にも伝えたいことが伝わるレベルで伝わるので是非、取り入れてみてください！
それでは、今日も笑顔あふれる素敵な一日をお過ごしください！
頑張り屋のみなさんを応援しています！