今日は何度もお話ししているのですが、通信コスト削減の基本中の基本について改めてお話ししたいと思います。
最近のお客様で削減の工作をご依頼いただく中で非常に多いのが、明細を集めるのに時間がかかる客様が多いという点です。
通信費削減だけではなく「コスト削減」全てに言えることなのですが、基本的な大原則は「コストの見える化」です。通信コストの中で無駄なものを無駄では無いもの使っているものなど支払ってる金額の中で、様々な項目に分けて見ていくことにより「削減できるもの」と「削減できないもの」に分けていくということになります。
我々も通信費の削減をするにあたり何が何でもまず最初に必要なものは毎月届く「請求書」です。
通信費の請求書の中には、
１）請求額などが書かれた鑑（領収書）
２）電話番号別の内訳が書かれた「番号別内訳書」
３）発信日時などの通話内容が書かれた「通話明細」
の３種類があります。
我々が内容を把握する上でほんとうに必要なのは２）の番号別内訳書です。これには、番号別に基本料や通話料などの項目毎にが内訳金額が書かれています。例えば基本料金3,530円とか通話料1,260円といったかんじです。
これを見ることによって、
・契約（サービス）内容はなにか？
・どの項目でどれくらいのお金を使っているのか？
・変動費なのか？固定費なんか？
・いらないオプションなどがついていないか？
こうした回線ごとの内容も見える化することによって初めて企業ごとの電話料金の内容も把握することができ、ことと削減お作業にとりかかることができます。
このようにコスト削減にはとても重要な請求書ですが、郵送で何枚もまとまって届く企業様もあれば、データをダウンロードするだけという企業様もあると思います。
請求書は紙であってもデータであっても、回線の番号別の内訳項目が明確に分かるのであれば特に大きな問題はありません。
例えば、この回線毎月今も使ってるなと思っていても、実はタウンページの広告料が全体の8割なんてことも少なくありません。
反対に、何も使っていないのに基本料金だけが毎月かかっているというのもこうした番号物の内訳書を積み上げていくことによってわかってきます。
我々が通信費削減の提案をするにあたり企業様にお願いするのが、この番号別内訳書もそのままの形でいただくということです。中にはキャリアの営業さんや企業の担当者様が編集をしてくれたりしてくださり、エクセルなどでまとめてられた資料もあります。
まとめてる資料そのものが悪いというわけでは無いのですが、
表というのはある程度まとめてしまうために、さらにその内訳の項目や金額を知るということができないケースも少なくありません。
ですから、見やすくするためのまとめた表も大事ですが、表形式とは別に番号別の内訳書をお手元に取っておく、もしくはいつでも検索できるような形で例えばPDFにしておくなどの方法も必要かと思います。
ちなみに、このような請求書がすぐに揃う企業というのはやはり無駄なコストというのは少ないことが多いですよ。みなさんもぜひ、コスト削減には「見える化」から始めてみてはいかがでしょう？
ではまた