こんにちは。
大阪南船場の早起き税理士・公認会計士（船戸明）の
「本業ブログ」にようこそ。
最近の連絡ツールは、電話にメールにＳＮＳに。税理士によっても違うでしょうが、電話１．９：メール８：ＳＮＳ０．１、といった比率でしょうか。
新規メールは、基本的に受信トレイに入ります。「基本的に」と限定したのは、一部、メールマガジンやメーリングリストで受け取るメールについては「振り分け」機能を使い、受信トレイとは別のフォルダに入るようにしているから。
それはともかく、顧問先からのメールは受信トレイに入ります。用件は様々で、質問だったり、日程調整だったり、資料の受け渡しだったり。ただ、メールへの対応原則は同じです。
一つ、開いたメールは閉じる前に返事を書くこと。質問であれば、考えて、必要に応じて調べて、場合によっては根拠も添付しながら返事を書くことが可能でしょう。日程調整なら、手帳を見ればいいだけ。ある程度まとまった時間が必要で、すぐに対処できない資料の授受であれば、いつ対処可能かの返事を書きます。とにかく、確認したメールを閉じる前に、何らかの返事を書いてしまう。
一つ、添付された資料にはその場で下ごしらえをすること。月次であれば試算表を作成し、年度末であれば決算書を作成します。その原始資料を授受することもありますが、その資料を使って必要な作業は、その場で終えてしまう。たとえば、銀行の残高証明書が送られてきた場合、その場でファイルを開き、残高が会計データと一致していることをその場で確かめます。今月の給与データが送られてきた場合、その場でファイルを開き、計算結果が給与データと一致していることをその場で確かめる。授受したデータを用いて行なうべき作業をその場で終えてしまうと、試算表や決算書に至る下ごしらえができたと言えるでしょう。
一つ、対応が完結したメールは顧問先フォルダに移動すること。質問のメールに答えた。必要な下ごしらえはすべて終えた。そのように対応を終えたメールは、終えたことを確認しながら手動で顧問先ごとのフォルダに移動します。逆に、いつまでに対処します、と返事をしたメールは受信トレイに残したまま。対応を終えた時点で、顧問先フォルダに移動します。
一つ、１日の最後には受信トレイを空にすること。もちろん、会議や打ち合わせが入っているなど、その日のうちに対応しきれない資料の授受もあります。でも、できる限り、毎晩記録する１日の振り返りノートに、対応途中の仕事を残さない。その場、その日、で対応していけば、何かを忘れる可能性は大きく減少するはずです。
どのような方法にしろ、授受をした情報は即座に更新をしておくこと。それでも忘れたり、ミスしたりは続きますので、日々、小さな改善を続けていくしかないのですが。
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