ＷＨＩＴＥ ＳＰＡＣＥ ホワイトスペース―仕事も人生もうまくいく空白時間術

こんばんは。

コミュニケーションデザイナーの吉田幸弘です。

今日のおススメの書籍です。



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■ＷＨＩＴＥ　ＳＰＡＣＥ　ホワイトスペース―仕事も人生もうまくいく空白時間術
■ジュリエット・ファント (著)
■三輪 美矢子（訳）
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生産性や創造性を高めるためには、空白の
時間をしっかり確保する必要があります。


では空白の時間はどう生み出せばいいか。


まずはムダを削る、簡単な工程に代替する、
やらない勇気を持つというです。


その具体的な方法をわかりやすく本書では解
説しています。


「忙しい」は「心を失う」ともいいますし、集中力
も低下するのでミスなどが起きてしまう危険性
もあります。


ぜひこの機会に本書を読んで、時間のゆとりを
持つようにしてみましょう。


それでは特に参考になったエッセンスをご紹介
していきます。


●「ちょっと、何してるんですか？」


考えにふけることは、いまや珍しくなった。


ひんしゅくを買うことすらある。


けれど、もし・・・・・・この同僚の伸びやかな頭
脳が、問題解決や名案発見の寸前まで迫っ
ていたとしたら？


知性の働きがピークに達し、会社の成長やコア
製品の改良や顧客のニーズの実現につながる
画期的な考えが生まれかけていたとしたら？


この愛すべき同僚が受信トレイにめでたく注意
を戻し、「ゴミ箱」の中身をもったいぶって消去
しながら「サボっているわけではありません」とい
うポーズに勤しんでいるいま、世界はそのことを
知りようがない。


動くことと生み出すことは同列には語れない。


世の中には、目に見える労働と見えない労働
がある。


考えにふける、内省する、検討する、見つめ直
す、問題を掘り下げる、戦略を練る、疑う、夢
想する・・・・・・これらはすべて筋肉ひとつ動かさ
ずにできる。


その過程は外からは見えない。


やり遂げたあとの成果しか他人にはわからない。


（P33　引用）


サボっているように見える人を、「こちらは忙しい
のに」と批判する人がいる。


批判する人はその人の仕事内容がわからない
ことが多い。


閃きはぼーっとしている時に生まれる。


クリエイティブな仕事をするためには、一見サボ
っているような時間、考える時間が必要。


リーダーは、忙しなく動いているアピールしている
ことを、それだけで評価しないように注意したい
ものです。


●単発の改革が、いかにもありがちなことに打
ち上げられては消えていく


「金曜日はミーティング禁止」でいえば、最初の
1か月はみんな律儀に守る。


２か月目にはひそひそ話が始まる。


「いや、金曜日なのはわかっているんですけどね、
これだけはどうしてもご相談したくて」。


そして３か月目には「ミーティング禁止」はどこへ
やら、かろうじてその残骸をとどめるのは、金曜
日にミーティングをするときにそのネタで笑いをと
ろうとする人々だけ、というありさまになる。


もしチームがこのパターンをたどったら、事態は改
革に失敗するよりも深刻だ。


チームが耐性をつけてしまった、ということだから。


低価値の仕事との戦いであなたが負けをさらす
たび、「こういう仕事をなくすのは無理」という人
々の思い込みが強化される。


戦ってもどうせ無駄だと、あきらめムードが支配
的になる。


（P70～71　引用）


会議やミーティングをこの日はやめると決めて
実行するより難しいのが継続すること。


リーダーは「今回は特別にいい」と許してしま
いだちだが、継続するにはイレギュラーを認め
ないことが大切ですね。


●メールチェックの頻度を減らして決まった時
間にだけに見ることにするなら、メールをあま
り見なくなると言うのではなく、メールを「もっ
と予測できるタイミングにチェックする」と説明
しよう。


この言い換えの効果は、入院患者がナース
コールを押す回数について病棟看護師とお
こなった調査の結果に通じる。


ナースコールに応じる時間が決まっていないと、
患者は緊急かどうかにかかわらず、用事を思
いついたらその都度ボタンを押した。


ところが看護師が、「毎時間初めに立ち寄り
ますね」と声がけしたところ、患者が即座にボ
タンを押す回数は減った。


患者はたやすく、しかもおのずから、次の巡回
まで待てるニーズと即座のニーズとを区別したのだ。


あなたが広告代理店か、あらゆる方面から
依頼が舞い込む社内業務の部署で働いて
いるとしよう。


会話やメールの署名欄に次のようなひと言を
添えるといい。


「返信のタイミングを予測していただきやすい
よう、メールは・・・・・・に返信いたします」。


この・・・・・・・に「〇時と〇時と〇時」や「２
時間ごと」などと書く。


（P178～179　引用）


何時にメールをチェックすると伝えておけば、
不用に早くと焦ることもなくなる。


引用部分の「予測」という言い方は非常に
いいと思いました。


仕事において「予測」は大事だから。


上司から急な仕事を頼まれるのはだいたい
月のこのあたり、何曜日が多いなど。


●昔、あるクライアントが私にこう言った。


「メールのＣＣってマフィアみたいですよね。
一度入ったらなかなか抜け出せない」


だからこそＣＣは真っ先に控える練習をす
べきだし、それが他社へのホワイトスペース
のプレゼントにもなる。


ＣＣのおもな目的は「包括すること」、つ
まりなるべく多くの関係者に伝えることで
あれば、それ自体は素晴らしいものだ。


けれど、包括と効率は並び立たないこと
が多い。


気の良い人はあらゆるメールにあらゆる
人を含めたがるが、その癖はメールのス
レッドを練習台にして直すほうがいい。


（中略）


ＣＣに含める相手を正しく判断するには、
すべてのメールは「見る」ためではなく、「行
動してもらう」ためにあることを意識しよう。


（P206　引用）


CCをやめることで、受信するメールの量は
だいぶ減る。


部下がお客さまへメールを送る際、上司
をCCに入れることを禁止すれば、しっかり
とした報告をしなくてはならなくなる。


伝える力のアップにもなるのだ。


行動してほしい人だけにCCで送る。


この分類は使っていきたいです。


●高校の時間割の知恵にならって、「ホ
ールタイム（廊下の時間）」と呼ぼう。


アメリカの高校では授業ごとに教室を映
るが、そのときベルを2回鳴らすことになっ
ている。


最初のベルは、席に立って移動を始める
合図。


二度目のベルは、次の教室に就いたころ
に慣らされる。


そのあいだの時間が「ホールタイム」だ。


企業もあらゆる集まりの合間に「ホールタイ
ム」を設けることで、この合理的なモデルか
ら多くを学べる。


（中略）


対面の会議からテレカンやビデオ会議まで、
あらゆる会議の前に「ホールタイム」を設ける
ことで、この合理的なモデルから多くを学べ
る。


（中略）


対面の会議からテレカンやビデオ会議まで、
あらゆる会議の合間に「ホールタイム」を設け
る練習を始めよう。


具体的には60分または30分の時間枠に、
前者には45分から50分、後者には20分か
ら25分の会議を設定すると、スケジュールに
おのずと隙間ができる。


（P266～267　引用）


会議と会議の間の時間はオンラインだと特
になくなってしまいがち。


休憩を入れないと集中力も低下するし、
切り替えもしづらくなる。
    

この間の時間をしっかり確保する必要があ
りますね。