ある事象に対する受け止め方は十人十色である。これは、ある男が見た一つの世界、一つの真実の物語である。
財務更改は、会計課において審査係だけでなく、出納係も絡んでいた。支出命令書に支出予定日を入力しないと、支出処理ができないというJ社のシステムに対して、出納係は、支出予定日の入力を審査係でやってくれとの依頼があった。N社のシステムは、支出予定日に入力がなくても、支出処理ができる仕組みとなっていて、例外的に支出日をあらかじめ確定しておく案件で、システムの制御により担当課職員が入力できないものは、審査係員が入力していた。毎年総計で30件程度であった。導入しようとするJ社のシステムは、担当課が支出予定日を入力しない案件が年間4万件程度と予測された。それを6人の審査係員に入力してくれとのこと。しかしながら、収支予定を各課から毎月提出させ、それをもとに資金運用計画を立てている出納係が、支出日の調整をするのが望ましい。審査係は、どの定期預金が満期になるとか、決済準備用の資金がどの程度あるとかの情報を持っていない。出納係で行なうのがベターではないかと反論を述べたが、出納業務の委託業者に委ねようとしても、すでに別の仕事で満杯であり、出納係員も手一杯であるとの理由で、審査係の業務とされた。何のために資金管理をしているのであろうか、出納係は。職員異動時に異動してくる職員の中で優秀な人材を出納係に優先配備する出納ファーストを行なっているのであるから、自分の係で処理しようとする意識がないのか。
J社のシステムは、他自治体で検証されているシステムであり、運用方法は標準的であった。そのため、審査係が支払予定日を入力できない仕組みになっていた。結果として、支出命令書を作成する各課の担当者が入力することになったのだが。
また、財務更改における新システムが2024年3月中旬から稼働するところ、その前年の11月に、出納係は重要な運用方法の変更を提案し、情報政策課の了承を得て、事なかれ主義の会計管理者が容認してしまうことが起きた。各課と会計課審査係との間では、紙文書のやりとりをしないで、各課から電子送付された支出書類を迅速に処理し、支出決定をする。紙の納付書があれば、出納係に各課が送付する。これで、支出処理のスピード感が増すというのが、今回の財務更改の予定されていた成果であった。しかし、出納係は、納付書は、システムから印字した支出命令書の紙に納付書をこよりで綴じて審査係に送付してもらわないと、出納係では支出処理に過大な時間がかかるということを主張した。庁内では、ペーパーレス化を進めているのに、逆行するものであった。それを、ペーパーレス化を進める情報政策課も容認し、会計管理者も認めてしまった。このため、審査事務量が増えることとなり、課内での調整ミスの責任をとらされる形で、係長審査の段階で電子データと紙の納付書を合わせることになった。私は、翌年3月末で係長を自主降任したので、後任の者がこの方針にしたがい、事務処理するはずであった。ところが、後任の係長は、着任早々自分の仕事が増えるので、係員が合わせろと一方的に決めてしまった。このやり方に反発を覚え、モチベーションが下がった職員もいたであろう。
納付書等の審査係への送付方法変更は、ＤＸからよく思われず、2024年4月以降、情報政策課はＤＸ担当と歩調を合わせ、改善要求をしてくることになる。情報政策課は「こうもり」のようだ。だからといって、一度変更したものは容易に元に戻らない。
また、出納係は、新財務対応のため、5人の係体制を4人増の9人にしないと運営できないと主張した。事なかれ主義の会計管理者は、2人増で人員要求したが、正規職員の人員増なしで、1年限りの会計年度職員（定員外の臨時的職員）1名のみ認められた。そうしたところ、日頃は、審査係の審査は不安であるから、審査ルートに出納係を入れることとしていた運用も、一方的に破棄した。事務の簡素化だという。
さらに、人事課から一部移管予定の法定調書移管時期をさらに1年延期の2026年からの見込みに変更する動きをみせた。
財務更改では、Ｎ社のシステムに対するノスタルジーが強く、Ｎ社にできたことがＪ社のシステムではできないとよく聞かされた。Ｎ社仕様に変更させようとしていた。上層部の方針は、カスタマイズしないということなので、その方針とは、ずれているように感じていた。
後に、資金管理に関する収支予定表入力を、各課がシステム外のファイルサーバーに登録した情報で編集していたものを、直接財務システムに各課で入力できるようにした。Ｎ社は1件300万以上の案件を入力できたが、Ｊ社は1000万以上だったらしい。結果、システム直接入力の方が事務の簡素化につながるとして、規準を300万以上から1000万円以上に変更することがあった。上層部の意向に沿った改善なので、出納係はＤＸシルバー賞を受賞した。
これには、違和感を覚えた。
次回、「人事からの刺客」に続く。