電子帳簿保存法のペーパーレス化対応について

◆電子帳簿保存法とは？

電子帳簿保存法とは、国税関連の帳簿や書類を電子データで保存することを認める法律のことを指します。電磁帳簿保存法が導入される前は、原則、紙で保存することが義務付けられており、紙での保管は場所のコスト負担やファイリングの手間が生じます。電子データの書類をわざわざ紙で印刷して保管する企業も多く存在しました。「紙からの脱却」を促進し、効率化をはかる目的で、1998年に電子帳簿保存法が設立したのです。1998年というと、そもそも電子データでやり取りする企業も少なかったのでは？と思いますが、当初は適用条件が厳しく、導入する企業が拡大しなかったという背景がありました。徐々に要件が緩和されたことで導入を検討する企業が増加しています。

昨年2021年度に改正され2022年1月1日に施行された電子帳簿保存法。これは、テレワークの普及によって浮き彫りとなった “紙業務の非効率化”によって、実情に沿って根本的に見直されました。あくまで、ペーパーレス化を取り組む企業が導入を検討するといった立ち位置であった電子帳簿保存法という法律でしたが、インターネットでの物品購入やPDFの請求書をメール添付でやり取りする電子取引においては、紙で保存することが認められないといった改訂内容も含まれています。施行から2年間は、電子取引情報について、一定の要件のもとであれば紙での保管が認められるようですが、2024年には改正内容に基づいた保存が必須です。そのため、まだ電子帳簿保存法への対応ができていないという企業も、準備をしていく必要があるでしょう。

◆電子帳簿保存法で保存すべき書類は？

電子帳簿保存法が対象とするのは、【国税関係帳簿】【国税関係書類】【電子取引】の３種です。

【国税関係帳簿】
・仕訳帳
・総勘定元帳
・売掛帳/買掛帳
・現金出納帳
・固定資産台帳　　　など

国税関係の帳簿は、最初からPC等で作成した帳簿書類として電子データで保存します。(電子帳簿等保存)

【国税関係書類】
＜決算関係書類＞
・貸借対照表/損益計算書
・試算表
＜取引関係書類＞
・見積書
・注文書
・納品書
・領収書
・請求書　　　など

国税関係書類は、相手先から受領した書類、もしくは自社が紙で作成・発行した書類をスキャナーで電子化し、一定の保存要件のもとに保存します。

【電子取引】
・見積書
・注文書
・納品書
・領収書
・請求書　　　など

電子取引は、電子データで受領した取引情報は一定の保存要件のもとに電子データのまま保存する必要があります。

◆ペーパーレス化に対応したシステム導入へ！

電子帳簿保存法に対応することで得られる最大のメリットは、社内のペーパーレス化や電子化を促進されることです。コロナ蔓延がきっかけで促進されたテレワークですが、紙で保管された書類や印鑑の押印など、非効率と考えられる業務が見えてきました。このタイミングでペーパーレス化をすすめることを検討すべきかもしれません。
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