IT化推進でもFAXや紙管理の利用が多い実態

◆露呈したアナログ管理の実態

2020年、新型コロナウィルスの感染拡大により、新しい生活様式に沿う形で、私たちの生活に様々な変化がありました。特に大きく変化しているのがIT化・オンライン化の推進です。新型コロナ前にはあまり見られなかったBtoB向けのITシステム製品の広告やテレビCMを多く見るようになり、個人単位でも飲み会やセミナーなど、オンラインサービスを利用することが一般的になりつつあります。しかし、IT化が一気に推進したように見えて、まだまだアナログ管理であることが露呈された部分もあります。

例えば、特別定額給付金の申請です。申請方法は、郵送とオンラインの2通りの方法が用意されていましたが、当初はオンラインでの申請を促していました。しかし、実際に手続きが始まると、オンライン申請は、マイナンバーカードやパスワードがなければ申請できず、複雑な申請フローであり、システム障害も発生していました。また、郵送においては、送付された紙面の情報を自治体の職員が手作業で不備はないかを確認し、不備・不足があれば電話等で対応していました。住民基本台帳とマイナンバーのデータ連携がされていないことで、申請者側も自治体も、大きな負担が生じたのではないでしょうか。

その他にも、新型コロナ感染者数の情報は、多くが紙ベースで集計されていました。第1波では特に紙ベースでの集計が多く、全国の感染者数の正確な情報を把握できていませんでした。新型コロナ感染者を確認した医療機関が、手書きの発生届をFAXで保健所に送付し、受領した保健所は厚生労働省や国立感染症研究所へとつながるシステムに入力する流れです。FAXではなく、メールでのデータ添付を求めたようですが、感染者が急増して保健所の業務がパンク状態に陥ると、集計された数と実際の数字は乖離する一方だったようです。
国や自治体が関連する業務でアナログ管理が露呈されたことで、IT化が急務である流れができたように感じます。デジタル化を推進するデジタル庁が新設され、各手続きや処置の改善が期待できそうです。

◆アナログ管理に抱く危機感

アメリカやヨーロッパ各国では、今でもFAXがビジネスの重要なフローで利用している日本の状況を知ると多くの人が驚くようです。FAXがビジネスの中心だったのは、約10年も前の話。日本では手書き文化が根強く、手で書いた通りの文面をやりとりできるFAXの支持につながっているとみられています。
各企業からは、未だにFAXを利用することが多い受発注業務をオンライン化したい…といったお悩みを多く耳にするのが実情です。受注側・発注側ともFAXや紙ベースでの業務フローが確立され、業務に慣れていればいるほど、業務フローをオンライン化することを先送りにしているケースは多く存在します。新型コロナで状況が一変した現在において、事業継続のためにまさに業務のオンライン化や基幹システムの導入は最優先事項になりえます。
オンライン上で受発注管理ができるようになれば、紙でのやり取りやデータの２重入力は大幅に削減され、生産性の向上は確実といえるでしょう。また、オンライン化によって、発注者側は24時間365日どこからでも発注できれば顧客満足度の向上にもつながります。

【受発注業務のオンライン化によって得られるメリット】
　①人的ミスの削減！
　②データ連携による作業効率の向上！
　③受注から納品までの時間を大幅に短縮！
　④正確な在庫管理を維持！
　⑤人件費の削減！

◆企業の業務もデジタル化へ

新型コロナウィルスの感染拡大は、オンライン化やデジタル化を加速させ、非接触の意図を超えて、利便性や業務効率を重視した考え方を促進させました。
今や企業が事業を継続するために、ITを導入するオンライン化は必要不可欠です。

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