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第二四半期がスタートして、2週間がたちました。
7月1日から異動や担当業務の変更で、新しいお仕事をスタートされた方も多いことでしょう。
あるいは、自分のお仕事は変わらなくても、同じチームで働く仲間が入れ替わったケースもあると思います。
いずれのケースでも、お仕事の引継ぎって必ず発生しますよね。
わたしは、お仕事の引継ぎは業務の改善をする絶好のチャンスだと思っています。
大げさに言うなら、「宝の山」。
今日はそんなお話をさせてください。
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日々、何気なーく進めているお仕事。
そんな何でもないようなお仕事（業務）の改善を提案するきっかけって、なかなかないものです。
忙しくて時間もないですし、なにより（一見）問題なく進んでいる業務であれば「わざわざ」改善しようとも思わない。
そんなところでしょう。
ところで、業務を改善するきっかけをつくる一言ってなんだと思いますか？
「なぜ」
です。
わたしたちは「なぜ」を起点として、その業務をより良くしようと考えるようになります。
「『なぜ』、このようなやり方をしているんですか？」
「この作業は『なぜ』存在するんですか？」
「いままで『なぜ』このやり方で問題がおこらなかったのでしょう…？ 」
これが改善の第一歩です。
そして、
「なぜ」を投げかけやすいタイミングの一つが、お仕事の引継ぎなのです。
ずっとそのお仕事をやってきた当事者だけでは気づかなかった、「なぜ」が第三者（＝引継ぎを受ける人）から発せられる…そのときこそ、改善のチャンスです。
新人時代、わたしは先輩にこんなことをしょっちゅう言われていました。
「いいか。仕事の引継ぎを受けるときは、『なぜ』そうなっているのかを常に意識し、わからなければ相手に聞くようにしろ。自分が理解していない仕事を、なんとなくやるのは無責任だぞ。」
…なかなか厳しい先輩でした。
「なぜ」を発して業務の改善につなげるチャンスは、大きく3つあると思っています。
-- 「なぜ」を発する3つのタイミング --
(1)最初のなぜ： あなたが業務の引継ぎを受けるとき。
(2)2度目のなぜ： なにか問題が発生したとき。
(3)3度目のなぜ： あなたが業務を引継ぐとき。
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たいていの場合、業務の改善は(2)がきっかけで行われます。
しかし、問題が起こってから改善の検討をするのは受動的（リアクティブ）ですよね。
できれば、問題が起こらないように能動的（プロアクティブ）に改善しておきたいものです。
前任者と後任者が顔をつきあわせ、業務全体を見渡す時（＝引継ぎの時（(1)と(3)））こそが能動的（プロアクティブ）な改善をする絶好のタイミングなのです。
「この作業は、こういうやり方をした方がミスを防げます。」
「このプロセスは、今となってはなくしても大丈夫。」
「このやり方だと人手がかかりすぎる。Excelを使ってこうやってみたらどうでしょう？」
お仕事の引継ぎは、そんな改善ネタの「宝の山」です。
そして、このチャンスを逃すと、次に改善をするチャンスは何か厄介な問題が起きた後になってしまいます…。
人の入れ替わりの時期だからこそ、「なぜ」を使ってお仕事のやり方を見直してみませんか？
次号では、「ニックネームをつけてもらおう」ということについてお話したいと思います。
それでは、また！
あまね
～～おつきあいいただき、ありがとうございました～～
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