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今日からいよいよ新年度4月ですね。
■新たな職場や体制でわくわくされている方。
■残念な気分の方。
■淡々とした気持ちの方。
みなさん、それぞれの始業式を迎えられていることと思います。
さて、季節代わりといえば人の異動やそれに伴う業務の引継ぎがつきもの。
今回は、そんな「引継ぎ」を受けるときに気にしておきたいこと…
について、異動と転職の経験が豊富（？）なわたしの「ワル知恵」を少々スパイスしてお話します。
引継ぎを受けるときに気にしておきたいこと。それはずばり、
「すぐまた他の人に引継ぐつもりで、引継ぎを受けよう。」
です。
これです！ これに限ります！
「おいおい。これから自分がその業務を譲り受けて責任を持たなきゃいけないってのに、随分と不真面目なこと言うヤツだな…」
…と呆れ返らないでください。
さて、「すぐまた他の人に引継ぐつもりで、引継ぎを受ける」とは具体的にどうすればよいのでしょうか？
わたしは引継ぎを受けるとき、以下の2つを積極的にやるべきだと思っています。
- 引継ぎを受けるときにすべき2つのこと -
1.手順を明文化する。
2.これを機に、不要な作業は捨てる。
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日本の企業において、多くの場合、業務引継ぎというのは前任者からの口頭説明やOJT(On the Job Training)のみでおこなれることが多いのではないでしょうか？
一応の業務マニュアルや手順はあるものの、誰も見直ししたことがなくて内容は陳腐化。
すべては前任者の経験と感覚のみでおこなわれていて、それをいままさにあなたに口伝で引き渡そうとしている！！
いわゆる「属人的」ってやつですね。
この際、引継ぎを受けるあなたが手順書をきちんと作りましょう。
それと、せっかくなので不要な作業を切り捨てることも大切ですね。
いままで慣習的にやってきたことでも、新しい視点で見ることで「無駄」だと分かることはたくさんあります。どんどん無駄をなくしましょう。
えっ、手順書を作るのがめんどくさいって！？！？
…そりゃそうですよ。とてもめんどくさいですよ。
でも、ここでやっておくと後々本当にラクです。
とくに、その引継がれる仕事があなたにとって嫌な仕事であればあるほど、全力で手順化すべきです！！
なぜか？
その理由は以下の2点です。
- 嫌な仕事ほど手順化しておいたほうがよい理由 -
1.あなたへの属人化を防ぐことができる。
2.あなたが他人に引継ぐときにラク。
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前任者が属人的なノウハウと野生の勘（？）でまわしていた仕事。
それを、そのまま引継がれたのでは何の前進もありません。
属人がAさんからBさんに移っただけ。
時間がたてばたつほど、その嫌な仕事があなたに属人化してしまいます。
いつのまにやら、あなたはその嫌な仕事のプロフェッショナルに認定！
これはつらいですよ。
あなたが新しい仕事を獲得したり、異動したくても、
「でも、あの仕事は○○さん（＝あなた）しか分からないから、もうしばらく頑張ってもらわないとねぇ。」
といわれて続投決定。
こんな悲劇が今日もどこかで繰り広げられています。
仕事を手順化しておくということは、あなた以外の誰かでもその仕事をまわせるようにしておくということです。
…で、その仕事をどんどん他人（ワンレイヤー下の人など）に任せましょう！
（いっそのこと、アウトソースしてしまうのもあり。）
「誰でもできるようにしていますから、私でなくても大丈夫です！」
こう言えるようにしておくことが重要。
業務知識やノウハウの属人化は、組織にとってもありがたいことではないですから、手順化してチームやグループで仕事を回せるようにしておくことに異論を唱える人はいないでしょう。
手順化、共有化してその仕事があなただけに根を生やさないようにすることが大事です。
さて、ようやくあなたがその嫌な仕事から卒業できることになったとします。
さあ、どうやって新任者に引継ぎましょうか？
…おっと、またまた口伝のみですか？？
口伝とOJTに依存した引継ぎって、時間がかかりますよね。
引継ぎ不十分なことも往々にしてあり、あなたからその仕事が放れた後も、しょっちゅう後任から電話がかかってきて、一年経ってもあなたはその仕事から解放されない
…なんていう話も良くあります。
しっかりと手順化しておいて、ラクに後任に仕事を引継げるようにしておきましょう。
さてさて、引継ぎ受けを機に仕事を手順化・共有化すること（そして無駄な仕事を捨てること）は上記のほかにもメリットがあります。
その活動を通じて、あなたは2つの能力を身につけることができます。
- 引継ぎ受けを通じて身につく2つの能力 -
1.業務プロセス設計力
2.手順書・マニュアル作成力
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たとえそれが既存の業務であれ、きちんとフロー化して手順化するということは業務プロセスを設計することに他なりません。
手順書・マニュアル作成も業務プロセス設計の重要なサブプロセスの一つです。
前任者からあなたへの引継ぎが口伝ベースであるならば、あなたが率先して業務をフロー化し、手順化することでこれら2つの能力を身につけてしまいましょう。
あなたは引継ぎを受けているはずなのに、業務を第三者に引継ぐノウハウや能力を身につけている…こうなります。
そしてこの2つの能力は、業務プロセスのアウトソーシング（いわゆる「BPO」というヤツですね）が進む現在そして将来において、重要度と価値を増してくるスキルだと日々感じています。
受け身＆属人化のスパイラルになりがちな、業務の引継ぎ受け。
あなたの代から、ガラリと変えちゃいませんか？
次号では、「ひらめきコントロール」ということについてお話したいと思います。
あまね
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