乾杯の挨拶などでの定番フレーズとして、「スピーチとスカートは短い方がいい」なんて言ったりしますね
最初にそう言っておきながら、結局ダラダラと喋るおっさん
喋り始めると、あれもこれもと喋ることが頭に浮かんできて、口が止まらなくなるんでしょう
このことは、仕事で作成する書類に置き換えてみても同じです。
例えば、特許明細書に記載がなければ後で記載を追加することができませんし、意見書での主張が言葉足らずだと説得力に欠けたりします。
お客さまへの提案コメントなんかも、あまりに端折りすぎると誤解が生じることもありますし、最悪の場合は「そんなこと聞いていない」と後でクレームが付く可能性もあります。
なので、あれも書いておかなきゃ、そうだこれも．．．となって、どうしても長くなりがちです。
ただ、長くなるとポイントが見えにくくなります。
要するに、何を主張しているのか、何を提案しているのかが、相手に伝わりにくくなります。
そんなときは、要旨・結論を最初（最後）に書いたり、箇条書きにしたり、重要な部分には下線を引いたり、そんな工夫をしますよね。
それはそれで重要なことですが、私は、まずは「短くする」ことを心がけています。
特許明細書でも意見書でも提案コメントでも、私が書くとかなり短くなります（正確に統計データを取った訳ではありませんが、間違いなく短い方です）。
相手に何が言いたいのか考えさせるのではなく、相手に判断して欲しいことだけを明確にして、必要に応じてその根拠を提示すれば十分だと思っています。
当然ですが、同じことを伝える場合でも、相手によって書く内容を変えます。
と、ここまで書いて読み直してみると．．．
なんとも纏まりのない内容ですね～いつもより長いし
ポイントが見えにくいかな
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