先日、外国レターのフォーマットをどうするかで悩んでいました。ちょうど外国出願の案件があったためですが、お恥ずかしながら、弊所から英語圏の外国に正式なレターを送るのは初めてだったのです。
もちろん、以前勤務していた事務所では、しょっちゅう外国にレターを送っていました。しかし、私はレターの本文だけを作成すればよく、そのテキストデータを事務員に渡せばレターの形にしてくれていたので、実際には一からレターを作ったことがなかったんです。
これまで、外国から届いたレターを何百通．．．いや、ゆうに何千通のオーダーで読んだことがあります。パッと見で読みやすいフォーマットや、グチャグチャしていて読みにくいフォーマットなど、さまざまです。
いろいろイメージをしたりしていましたが、いざ自分でフォーマットを作るとなると、なかなか定まりません。
どんな項目を書くか、その項目をどう配置するか、フォントは何を使うか、文字の大きさ・行間の広さはどうするか、題目を中央揃えにするか、改行後にインデントを入れるか、サインの位置は左にするか右にするか．．．
どんな形式でも構わないと言えばそれまでですが、正直、フォーマットを決めるだけで丸一日くらい悩みました。でも、フォーマットを一度作ってしまえば、次からは同じでいいんですから、これくらいは仕方ありません。
特許事務所を開業したてだった２年前、お客さまへの報告書類とか請求書とかのフォーマットを、あーでもないこーでもないと悩みながら作っていたのを思い出します。でも、２年経った今になっても、そのときに作ったフォーマットを微修正しながら使っています。
そんなこんなで、ようやっと弊所でも外国レターのフォーマットができました。こういうことをクリアすると、何だか事務所が一つ一つ着実に発展していると実感することができますね。相変わらずスローですけど．．．