以前、ブログの中で父さんの普段の仕事の中には
『会議』があるという話をしました。
今回はその会議とは実際にどのようなものなのかを伝えておきたいと思います。
まず会議には3種類あります。
①情報伝達の会議
②課題解決の会議
③意思決定の会議
一つずつ説明していく前に、会議をするにあたり重要なことをまず話しておきます。
会議をするにあたり重要なこと
それは『時間を決める』ということです。
だいたい30分か60分(1時間)です。
父さんが元いた会社は時間が決まっておらず、3時間でも4時間でも、(25時までだろうと、朝までだろうと)終わるまで延々とやっていましたが、今いる会社では長くても120分です。
時間制限のある会議に慣れていなかった父さんは、初め時間内に会議の内容をまとめることが出来なかったりして、慣れるまでかなり苦労しました。
今から考えると当たり前のことなのですが、始めから会議のゴールを決めて、そのゴールに向かって時間配分しなければならないのです。
例えば60分で設定した会議で、議論の内容が関係ない方向に逸れそうになったら、
「それは今回の会議で議論する内容ではありません」
と言って、話が脱線しないようにしなければならないし、40分経っても解決の糸口が見えそうもなかったら、残り20分で終わってない議論を整理して、誰がいつまでにどうするかを考えなければなりません。
学校ではそういう役割は＂議長＂が担うのだと思いますが、小中学校では議長にそんな重要な役割があったことを教えてもらえないので、ぜひ知っておいて下さい。
ちなみに会社では自分が設定した会議では、議長も書記も自分です。(ほんと大変です。)
それと、終わらない会議を延々と続けるよりも、区切りをつけて、別の時間に再度会議を設定して仕切り直す方がはるかに効率的だということも覚えておいて下さい。
こればっかりは実際に経験してみないとわからないと思いますが・・・💦
では、これから3種類の会議について一つ一つ説明していきます。
情報伝達の会議
これは今ある情報をみんなで共有する会議で、
学校で言うと＂朝の会＂みたいなものです。
ただ会社には学校とは違って、一人一人がパソコンを見れるようになっているので、
「ただ情報共有するだけなら、全員にメールしてくれればいいじゃないか」
と思うのですが、急ぎの場合や、メールを見落としたりすると困るような、全員に知っておいてもらいたい内容がある時に有効な会議となります。
課題解決の会議
これは「みんなで知恵やアイディアを出し合って課題を解決しよう」という会議です。
例えば会議の議題は、
『次の新商品はどんなものにするか』とか
『あの不具合をどう対処するか』など
自分一人では決められない場合や、悩んだ時にみんなに相談させてもらう会議です。
(前の会社ではこの種類の会議が長引きました。)
先にも話しましたが、「時間内で議論内容をまとめる」ことが最重要です。
もしも終わらなかった内容が、自分の部署の責任範囲外のものであったら、然るべき部署の担当者に「いついつまでに検討して下さい」と時間内にお願いするようにしましょう。
意思決定の会議
これは一つ目の『情報共有の会議』に似ているのですが、「みなさん、これでいいですね？」と全員の意思を確認する為の会議です。
これもやることが決まっているのであれば、全員にメールで問いかけて、返信してもらえばいいと思うのですが、後になってから「そんな決定は聞いていない」などの食い違いが起きないようにする為に、節目節目の段階で、全員の意思を確認しておく為には有効な会議です。
以上、長くなってしまいましたが、会議にも色々あるんだよ、という話でした。
まだ書き足りないことがあるので、次の機会に更新します。(笑)