「その仕事いつまでに終わるの？」
「やった事がないのでわかりません・・・」
こう思ったった経験はないでしょうか？
タスク管理講座をしているとよく相談を受けるのが、作業量の見積もりの方法です。
一度やった事がある作業ならなんとなくかかる時間が分かりますが、初めての作業、どう進めたらいいかが分からない作業の場合は、作業時間の見積もりは大変だと思います。
今回はそういった場合の作業時間見積もりのコツをお伝えします。
■初めての作業の時間見積もりのコツ
①最初に手順を細かく分解する
まず何をやるべきかを書き出し、細かく手順を分解しましょう。
２～３階層位くらいで、１番下の階層が半日から2-3時間程度に分解するのがよいと思います。 （全体の作業量にもよりますが）
また、このタイミングで分からない事があれば、作業方法やかかりそうな時間を調べる、知っている人に聞いておきます。
②バッファを設ける
自分にとっての作業の難易度、習熟度から余裕時間（バッファ）を全体の作業、あるいは特に難しい作業に対して追加します。
自分の作業計画の傾向をつかんでおくと（少なく見積もりがち、多く見積もりがち等）、どの程度バッファを乗せるか判断がしやすくなります。
③上司や先輩に計画をチェックしてもらう
計画は第三者にチェックしてもらい、客観性や抜け漏れがないかを確認してもらうことで精度が向上します。
合わせて、情報を共有する、承認してもらう目的もあります。
④作業を進めながら都度修正する
作業を進めながら計画と実績のずれをチェックし、もし期限が伸びそうな場合は計画を修正します。
この時「遅れる可能性」のタイミングで、作業依頼者に報告しておくことで、遅れた場合のリスク分散にもつながります。
なお、もし、全く分からない場合は、最初に試しにやる少し作業を進める期間を設けて、そのあと見積もるのも１つの方法です。
また、作業時間の見積もりに自信がない場合は、納期が変わる可能性があることを、事前に上司に伝え、都度状況を共有することで、組織としての対応がしやすくなります。
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